Führungskräfte verfügen über die Fähigkeit, ein Gespräch zielgerichtet und effektiv zu lenken und zu steuern, um ein bestimmtes Gesprächsziel zu erreichen. Dabei geht es darum, den Kommunikationsprozess aktiv zu gestalten, Missverständnisse zu vermeiden und eine konstruktive und positive Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
Die Führungsgespräche können die Delegation von Aufgaben, oder die Anerkennung einer besonderenLeistung beinhalten, aber auch eine Kritik am Arbeitsergebnis oder eine Schmerzhafte Kündigung.
Ein strukturierter Gesprächsablauf hilft Führungskräften die Führungsgespräche kompetenter, entspannter und häufiger zu führen.
| Phase | Teilschritt | Inhalt |
| Vorbereitung | Organisatorische | – Wer sind die Teilnehmer? – Wann ist der Termin? – Wo ist die Besprechung? – Wie ist die Sitzordnung? |
| Persönliche | Sachebene des Gesprächs: – Wie sehe ich den Sachverhalt?Wie sehe meine Gesprächspartner den Sachverhalt? – Welche Zusatzinformationen werden benötigt? – Welche Gesprächsziele verfolge ich? – Was will ich unbedingt anspreche? – Was ist meine Erwartungshaltung des Gesprächs? – Welchen Beitrag erwarte ich vom Gesprächspartner? – Was wäre ein gutes Gesprächsergebnis? Beziehungsebene des Gesprächs: – Wie stehe ich zum Gesprächspartner?Wie schätze ich unsre Beziehung ein? – Was halte ich vom Gesprächspartner? – Was haltet der Gesprächspartner von mir? – Welche Rolle nehme ich im Gespräch ein? – Gibt es möglicherweise einen Rollenkonflikt? – Welche Interessen verfolge ich? – Wie gross ist mein Handlungsspielraum? | |
| Durchführung | Gesprächseinstieg | – Schaffen einer Respektvollen – Gesprächsatmosphäre Begrüssung der -Gesprächsteilnehmer Vorstellung der – Gesprächsteilnehmer Danken für Teilnahme an Meeting – Vorstellung der Agenda, Ablauf und Ziel – Besprechungsprinzipien klären |
| Gesprächsführung | – Was ist Grund der Besprechung, welche Themen sind, dringend und wichtig? – Welche gleichen oder unterschiedlichen Interessen haben wir und was ist wem besonders wichtig und bestimmt seinen Standpunkt? – Vorschläge diskutieren, gegeneinander abwiegen und gemeinsam einen Entscheid fällen. – Vereinbarung über Vorgehen und Zuständigkeiten treffen. | |
| Gesprächsabschluss | – Wie habt Ihr das Gespräch empfunden?Was ist dem Gespräch anzufügen? – Welche Fragen sind noch offen?Welches sind die nächsten Schritte? – Was sind die nächsten Termine?Wie gut haben wir die Gesprächsziele erreicht? – Wie zufrieden sind wir dem Gespräch? – Wie geht es mir jetzt? – Bedanken bei den Teilnehmern für das Gespräch und Verabschiedung. | |
| Nachbearbeitung | Gesprächsauswertung | – Protokoll an Teilnehmer senden – Besprochene Entscheide umsetzen – Einhaltung der Vereinbarungen prüfen – Folgetermine für nächstes Gespräch festlegen |
| Gesprächsnotiz | Die den Teilnehmern zugestellte Gesprächsnotiz (Protokoll) sollte nachfolgenden Inhalt enthalten: Allgemeines: – Gesprächsdatum und -Ort – Gesprächsleitung und -teilnehmende Ausgangslage: – Anlass, der Grund des Gesprächs – Grund des GesprächsZiel des Gesprächs Gesprächsinhalt: – Stichwortartige Zusammenfassung – Beschlossene Massnahmen und Zuständigkeiten – Gesetzte Termine und Fristen – Konsequenzen bei nicht Umsetzung der Massnahmen Formelles: – Versandt an Teilnehmerkreis – Unterschrift des Gesprächsleiters, wenn erforderlich – Abmahnungen (Verwarnungen) und Kündigungen von betroffenen schriftlich bestätigen lassen. | |
| Selbstreflexion | – Innere Reflexion des Gesprächs – Erkenntnisse festhalten und Massnahmen definieren |
Leitfaden für das Führungsgespräch
| Schritt | Inhalt | |
| Vorbereitung | Gesprächsrahmen organisieren (v.a. Raum, Ort, Zeit, Sitzordnung) | |
| Gesprächsziel und eigene Bedürfnisse an das Gespräch definieren | ||
| Eigene Rolle und eigene Interessen erkennen. | ||
| Eigene Haltung zum Gesprächsthema klären. | ||
| Beziehung zum Gesprächspartner ergründen. | ||
| Argumentation und mögliche Reaktion des Gesprächspartners gedanklich durchspielen. | ||
| Handlungsspielraum abstecken. | ||
| Gesprächseinstieg | Freundliche Begrüssung. Dank für Gesprächsbereitschaft und Zeit. | |
| Gesprächsthema klären: Teilnehmende, Anlass, Thema Ablauf und Dauer. | ||
| Eventuell Spielregeln für das Gespräch vereinbaren. | ||
| Gesprächsführung | Standpunkte klären | Sogleich zur Sache kommen: – Schwieriges / Wichtiges offen ansprechen – Standpunkt des Gesprächspartners akzeptieren |
| Hintergründe beleuchten | – Gemeinsame und unterschiedliche Interesse klären. – Handlungsspielraum für Lösung abstecken | |
| Entscheidung fällen | – Lösungsvarianten besprechen, gegeneinander abwägen. – Sich gemeinsam auf eine Lösung einigen. – Objektive, realistische und praktikable Lösungen bevorzugen. | |
| Vereinbarungen treffen | – Weiteres Vorgehen Vereinbaren – Massnahmen als Aufträge definieren – Ereignisse zusammenfassen | |
| Gesprächsabschluss | Offene Punkte klärenAusblick: – Beschlüsse und weiteres Vorgehen zusammenfassen. – Eventuell den Gesprächsablauf gemeinsam reflektieren (Metakommunikation) – Persönliche Verabschiedung und Dank für Offenheit | |
| Nachbearbeitung | – Vereinbarung (Ereignisse, Massnahmen, Vorgehen) schriftlich festhalten – Massnahmen einleiten, Vereinbarungen kontrollieren – Selbstreflexion über Gesprächsführung und -Verlauf | |
Schwierige Führungsgespräche
Schwierige Führungsgespräche lösen unabhängig vom Thema oft heftige Reaktionen aus. Unvorhersehbar werden die Reaktionen, wenn persönliche Frustration-, Abwehr-, Verteidigungshaltung, Schuldzuweisungen oder andere negative Reaktionen eine konstruktive Auseinandersetzung im Gespräch verhindern oder das Arbeitsklima nachhaltig stören.
Aus Angst vor einer negativen Gesprächsentwicklung verdrängen Führungskräfte solche Gespräche lange oder zögern diese hinaus. Dies ist nicht förderlich, die Situation spitzt sich zu und gefährdet das Arbeitsklima.
Es benötigt in dieser Situation einen mutigen Schritt seine Hemmungen zu überwinden und die klärende Aussprache zu suchen.
Wichtig: In Situationen wie Suchtverhalten, sexueller Belästigung, psychischer Probleme oder Mobbing empfiehlt es sich frühzeitig professionelle Hilfe anzufordern (z.B. Personaldienst, firmeninterne Stellen oder offizielle Anlaufstellen.
Die Sorgfaltspflicht (OR Art. 328) verpflichtet den Vorgesetzten zu einem Gespräch.
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Der Arbeitgeber hat im Arbeitsverhältnis die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu achten und zu schützen, auf dessen Gesundheit gebührend Rücksicht zu nehmen und für die Wahrung der Sittlichkeit zu sorgen. Er muss insbesondere dafür sorgen, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht sexuell belästigt werden und dass den Opfern von sexuellen Belästigungen keine weiteren Nachteile entstehen.
Er hat zum Schutz von Leben, Gesundheit und persönlicher Integrität der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Massnahmen zu treffen, die nach der Erfahrung notwendig, nach dem Stand der Technik anwendbar und den Verhältnissen des Betriebes oder Haushaltes angemessen sind, soweit es mit Rücksicht auf das einzelne Arbeitsverhältnis und die Natur der Arbeitsleistung ihm billigerweise zugemutet werden kann.
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