Im Rahmen des ICT-Portfolio-Managements spielen Präsentationen eine entscheidende Rolle, um Entscheidungen herbeizuführen. Sie dienen dazu, komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen, Zielsetzungen klar zu kommunizieren und die Entscheidungsfindung zu unterstützen. Die effektive Strukturierung einer Präsentation ist hierbei essenziell, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden und die Entscheidungsträger optimal informiert sind.
Die Strukturelemente von Präsentationen zur Herbeiführung von Entscheidungen gliedern sich in mehrere Kernbereiche, die gezielt aufeinander aufbauen:
| Strukturelement | Inhalt |
| Ausgangslage | Die Ausgangslage gibt einen Überblick über den Status quo und liefert den Kontext für die Entscheidung. Sie enthält: – Überblick über den Status quo – Beschreibung der aktuellen SituationIdentifikation des Problems – Bezug auf strategische Vorgaben |
| Zielsetzungen | Zielsetzungen definieren, was mit der Entscheidung erreicht werden soll. Sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) formuliert sein: – Definition der Ziele – strategische Ziele – operative Ziele – finanzielle Ziele |
| Analyse und Alternativen | In diesem Abschnitt werden mögliche Handlungsoptionen sowie deren Vor- und Nachteile dargestellt: – Darstellung von Alternativen – Bewertung der Alternativen – Bezug auf Metriken oder Kennzahlen |
| Empfehlung | Basierend auf der Analyse wird eine konkrete Handlungsempfehlung ausgesprochen: – Begründung der empfohlenen Alternative – Bezug auf Zielsetzungen und Vorteile |
| Umsetzungsplan | Der Umsetzungsplan skizziert, wie die empfohlene Lösung implementiert werden kann: – Zeitplan mit Meilensteinen – Ressourcenplanung – Verantwortlichkeiten und Kommunikationsstrategie |
| Schlussfolgerung und Entscheidungsbedarf | Zum Abschluss wird die Präsentation zusammengefasst, und der spezifische Entscheidungsbedarf wird hervorgehoben: – Wiederholung der Kernpunkte – klare Formulierung der erwarteten Entscheidung |
Jedes Strukturelement hat seinen spezifischen Inhalt und dient einem klar definierten Zweck bei der Entscheidungsfindung.
| Strukturelement | Inhalt | Zweck |
| Ausgangslage | Beschreibung der aktuellen Situation, Probleme, Herausforderungen | Kontext schaffen und Entscheidung relevant machen |
| Zielsetzungen | Strategische, operative, finanzielle Ziele | Klarheit über die angestrebten Ergebnisse schaffen |
| Analyse/Alternativen | Vergleich von Handlungsoptionen mit Vor- und Nachteilen | Grundlage für fundierte Entscheidungen bieten |
| Empfehlung | Vorschlag der besten Alternative | Entscheidung erleichtern |
| Umsetzungsplan | Zeitplan, Ressourcen, Verantwortlichkeiten | Umsetzung der Entscheidung ermöglichen |
| Schlussfolgerung | Zusammenfassung, Entscheidungsbedarf | Klärung der nächsten Schritte |
Die strukturierte Gestaltung von Präsentationen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Entscheidungsfindung im Rahmen des ICT-Portfolio-Managements. Sie gewährleistet, dass alle relevanten Informationen transparent dargestellt werden und eine fundierte, zielgerichtete Entscheidung getroffen werden kann. Die Anwendung der genannten Strukturelemente hilft Führungskräften, komplexe Sachverhalte klar und präzise zu kommunizieren.