Als ICT-Manager ist es entscheidend, stets einen klaren Überblick über den Status und die Prognosen laufender Projekte zu haben. Aussagekräftige Darstellungsformen und Kennzahlen spielen eine zentrale Rolle, um fundierte Entscheidungen zu treffen und den Projektverlauf effizient zu steuern. Methoden wie die Meilensteintrendanalyse oder spezifische Kennzahlen ermöglichen eine strukturierte und objektive Darstellung des Fortschritts, der Ressourcenverwendung und der Einhaltung von Zeit- und Budgetrahmen.
| Analysewerkzeug | Beschreibung | Vorteile |
| Meilensteintrendanalyse (MTA) | Zeigt grafisch, ob geplante Meilensteine eingehalten, verschoben oder angepasst wurden | Einfache Interpretation, Möglichkeit, Trends und Risiken zu identifizieren |
| Gantt-Diagramme | Zeigen zeitlich geplante Aufgaben und deren Abhängigkeiten | Übersichtliche Darstellung von Aufgaben und Zeitplänen, Überwachung von Verzögerungen |
| Burn-Down- und Burn-Up-Charts | Visualisieren den Fortschritt in agilen Projekten | Darstellung des tatsächlichen Fortschritts im Vergleich zum geplanten Aufwand, Prognosen zum Abschluss des Projekts |
Für die Statusbewertung und Prognose werden im Projektportfolio-Controlling folgende Kennzahlen verwendet.
| Art | Beschreibung |
| Kostenkennzahlen | – Kostenabweichung (Cost Variance, CV): Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten. – Kosten-Effizienz-Faktor (Cost Performance Index, CPI): Verhältnis von erwirtschaftetem Wert zu den tatsächlichen Kosten. |
| Zeitkennzahlen | – Planabweichung (Schedule Variance, SV): Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Fortschritt. – Zeit-Effizienz-Faktor (Schedule Performance Index, SPI): Verhältnis von erledigten Aufgaben zu geplanten Aufgaben. |
| Ressourcenauslastung | Zeigt, ob Ressourcen effizient genutzt werden und ob Über- oder Unterauslastungen vorliegen. |
Aussagekräftige Kennzahlen ermöglichen:
- Aussagekräftige Darstellungen und Kennzahlen ermöglichen die Identifikation von Abweichungen und Risiken.
- Frühzeitige Interventionen können auf Basis der Analysen eingeleitet werden.
- Berichte sollten regelmässig aktualisiert und an die Zielgruppe angepasst werden, um Transparenz und Entscheidungsgrundlagen zu gewährleisten.
Die Nutzung geeigneter Darstellungsformen und Kennzahlen ist ein essenzieller Bestandteil des Projektportfolio-Managements. Sie schaffen Transparenz, unterstützen fundierte Entscheidungen und gewährleisten eine effektive Steuerung von Projekten. Als ICT-Manager sollten Sie diese Werkzeuge gezielt einsetzen, um Projekterfolge sicherzustellen und Ressourcen optimal zu nutzen.
| Meilenstein | Geplantes Datum | Prognostiziertes Datum (Woche 1) | Prognostiziertes Datum (Woche 2) | Abweichung |
| Anforderungen klären | 01.03.2025 | 01.03.2025 | 05.03.2025 | +4 Tage |
| Design abschliessen | 15.03.2025 | 20.03.2025 | 25.03.2025 | +10 Tage |