Aufträge müssen klar und verständlich beschrieben werden, um Missverständnisse zu vermeiden, die Effizienz zu steigern, die Qualität zu verbessern und die Verantwortlichkeiten zu regeln. Umgekehrt ermöglichen klare und verständliche Aufträge Kontrolle und Überwachung, Planung und Ressourcenmanagement und motivieren die Mitarbeitenden. Ein klarer Auftrag beantwortet immer die folgenden W-Fragen
| W-Frage | Beschreibung |
| Was | Um welche Aufgabe oder Teilaufgabe geht es? |
| Wer | Wer soll die Aufgabe übernehmen? |
| Warum | Welchem Zweck dient die Aufgabe? |
| Wann | Welche Termine müssen eingehalten werden? |
| Wie | Welche Vorgaben und Vorgehensweisen sind einzuhalten? |
| Womit | Welche Ressourcen, Hilfsmittel oder Methoden sollen angewendet werden? |