Der PPM-Zyklus ist keine einmalige Jahresplanung – er ist ein kontinuierlicher Steuerungskreislauf, der Planung, Durchführung und Kontrolle verbindet.
Vier PPM-Zyklus-Phasen
| Phase | Aktivitäten | Output |
|---|---|---|
| Planung | Portfolio-Ziele aus Strategie ableiten; Gesamtbudget festlegen; Kapazitäten und Kompetenzen inventarisieren | Portfolio-Plan; Budget-Rahmen; Kapazitäts-Baseline |
| Priorisierung | Alle Projektideen bewerten (Scoring, Finanzen, Risiko); Ranking erstellen; Auswahl mit Steering Committee | Priorisierte Projektliste; genehmigtes Portfolio |
| Umsetzung | Genehmigte Projekte starten (Kick-off, Charter, Ressourcenzuteilung); Governance-Strukturen sicherstellen | Laufende Projekte mit Governance; Projekt-Charters |
| Controlling | Fortschritt aller Projekte überwachen (Status-Reviews); Abweichungen eskalieren; Portfolio bei Bedarf anpassen (Stop/Pause/Reallocation) | Status-Reports; Portfolio-Adjustments; Lessons Learned |
Controlling: Wann eingreifen?
Klare Eingreif-Kriterien verhindern sowohl zu frühes als auch zu spätes Handeln: Kostenmeilenstein überschritten (>15% über Budget): formale Überprüfung und Entscheid. Zeitverzug kritischer Meilenstein (>4 Wochen): Eskalation an Steering Committee. Scope-Änderungen > 20% des ursprünglichen Scopes: neue Genehmigung erforderlich. Strategie-Shift: alle Projekte auf neue Strategie prüfen.
Fazit
Ein PPM-Zyklus, der nur einmal jährlich läuft, ist ein Jahresplan – kein Portfolio-Management. Echtes PPM läuft kontinuierlich und reagiert auf veränderte Rahmenbedingungen.
Weiterführend: PPM-Hauptprozesse | PPM vs. Projektmanagement
Quellen
- PMI (2013). The Standard for Portfolio Management, 3. Auflage. Project Management Institute.
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