In Unternehmen stellt die Kostenrechnung für ICT-Services (Information and Communication Technology) ein wesentliches Steuerungsinstrument dar. Dabei werden spezifische Finanzkennzahlen und Benchmarksermittelt, die Aufschluss über die Effizienz der bereitgestellten IT-Dienstleistungen sowie über die Kosten pro Nutzer, Arbeitsplatz oder Service geben.
| Finanzennzahl | Beschreibung |
| Kosten pro Desktop (oder Cost per Seat/User) | Die Kennzahl gibt an, welche jährlichen Kosten durchschnittlich pro PC-Arbeitsplatz im Unternehmen anfallen. Dabei werden sämtliche Kostenbestandteile berücksichtigt, die notwendig sind, um einen Standard-Desktop bereitzustellen. Die Kostenblöcke sind: – Hardware (PC, Laptop, Peripherie) – Software-Lizenzen (Betriebssystem, Office-Software, Antivirus) – Wartungs- und Supportkosten (Helpdesk, Ersatzteile, Vor-Ort-Service) – Netzwerkinfrastruktur-Anteil (LAN, WLAN) – Verwaltungsaufwand (Asset Management, Updates, Patches) – Abschreibung oder Leasing-Raten, falls Hardware nicht gekauft, sondern geleast wurde |
| Kosten pro SAP-Arbeitsplatz | Die Kennzahl Kosten pro SAP-Arbeitsplatz misst, welche laufenden Kosten (Lizenz, Betrieb, Support) pro User eines SAP-Systems entstehen. Die Kostenblöcke sind: – SAP-Lizenzen (Named User, Module-Lizenzen) – Wartungsvertrag (Support- und Pflegeentgelte an SAP) – Server- und Datenbankkosten (Hosting, Infrastrukturbetrieb, Virtualisierung) – Implementierungs- und Customizing-Kosten (Beratung, interne SAP-Admins) – Betrieb und Service (Monitoring, Security, Updates, User-Support) |
| Kosten pro Server / Cost per Server | Betrifft durchschnittliche Betriebskosten eines Servers pro Jahr (Hardware, Strom, Lizenzen, Wartung). Nützlich für Rechenzentrums-Benchmarking, On-Premises vs. Cloud-Vergleiche. |
| Kosten pro Ticket | Misst, wie teuer die Bearbeitung eines IT-Supporttickets im Durchschnitt ist (Helpdesk-Personal, Tools, Eskalationen). Hilft, Effizienz des IT-Supports zu messen. |
| Kosten pro GB Speicher / Cloud-Kosten pro Nutzer | Benchmark für Speichersysteme oder Cloud-Dienste, um z.B. On-Prem-Speicher vs. Cloud-Speicher zu vergleichen. |
Diese Finanzkennzahlen helfen dem IT-Management und dem Controlling, Kosten transparent zu machen, Trends zu beobachten und die Effizienz zu steigern, denn:
- Sie zeigen, wo welche Belastungen entstehen
- Helfen, Optimierungsinitiativen abzuleiten (z.B. Standardisierung der Hardware, zentraler Einkauf).
- Ermöglicht Vergleich zwischen verschiedenen Business-Einheiten, Konzernstandorten und Mitbewerbern.
Nachdem die Kennzahlen vorliegen, kann das Unternehmen diese in einem Vergleich mit internen historischen Werten (Zeitreihen-Benchmark) oder externen Mitbewerbern gleichen Sektor / Grösse (Peer-Benchmark) analysieren. Dieser Vergleich ermöglicht es, Potenziale für Effizienzsteigerungen zu identifizieren oder den Benchmark als Verhandlungshilfe mit IT-Dienstleistern zu nutzen. Dabei sollte nicht nur der Kostenaspekt im Fokus stehen, sondern auch Umfang, Qualität und Leistungsumfang der IT-Services im Benchmark berücksichtigt werden.
Damit das Unternehmen fundierte Entscheidungen auf Basis von Finanzkennzahlen treffen kann, sind die folgenden Erfolgsfaktoren entscheidend:
- Einheitliche Datenerfassung und einheitliche Berechnungsmethode (z.B. was gehört zur „SAP-Kosten pro Arbeitsplatz“?).
- Regelmässige Review und Abgleich mit anderen Kennzahlen (z.B. IT-Service-Level, Nutzerzufriedenheit).
- Einbettung in strategische IT-Planung (Abwägung zwischen Kosteneffizienz und Innovationsbedarf).
- Benchmarking der Kosten mit Unternehmen desselben Wirtschaftssektors und vergleichbarer Grösse.