Die Hauptprozesse eines effektiven Projektportfolio-Managements umfassen eine Vielzahl von Schritten, die sicherstellen, dass Projekte strategisch ausgerichtet, effizient gesteuert und erfolgreich abgeschlossen werden. Diese Schritte bilden das Rückgrat für die Steuerung der ICT-Projekte in Einklang mit den Unternehmenszielen und tragen massgeblich zur Sicherstellung der geforderten Leistungen bei.
| Prozess | Schritte | Beitrag / Vorteil |
| Bewertung und Priorisierung | – Identifikation relevanter Projekte – Bewertung nach strategischen, finanziellen und risikobezogenen Kriterien – Priorisierung anhand eines Scoring-Systems | – Strategische Ausrichtung sicherstellen – Fokussierung auf Projekte mit hohem Nutzen |
| Projektlenkung | Planung der ProjektdurchführungÜberwachung von Meilensteinen und DeadlinesKorrekturmassnahmen bei Abweichungen | – Effiziente Nutzung von Ressourcen- Vermeidung von Verzögerungen |
| Controlling und Reporting | – Einrichtung von Monitoring-Systemen – Regelmässige Berichterstattung – Analyse von Fortschrittsdaten | – Transparenz schaffen – Grundlage für fundierte Entscheidungen liefern |
| Kapazitätsmanagement | – Erfassung verfügbarer Ressourcen – Zuordnung zu priorisierten Projekten – Optimierung der Ressourcennutzung | – Sicherstellung der Verfügbarkeit von Personal und Budget – Minimierung von Überlastung |
| Risikomanagement | – Identifikation potenzieller Risiken – Entwicklung von Risikominderungsstrategien – Überwachung und Anpassung | – Proaktive Vermeidung von Problemen – Reduktion unerwarteter Störungen |
| Stakeholder-Kommunikation | – Identifikation relevanter Stakeholder – Einbindung und regelmässige Information – Abstimmung der Erwartungen | – Verbesserung der Akzeptanz und Unterstützung – Vermeidung von Konflikten |
Unternehmen ziehen aus den Hauptprozessen des Projektportfolio-Management (PPM) folgende Vorteile:
- Die Schritte der Bewertung und Priorisierung sichern ab, dass die richtigen Projekte verfolgt werden, die den grössten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.
- Kapazitätsmanagement und Projektlenkung vermeiden Verschwendung und Überlastung, indem sie Ressourcen optimal verteilen.
- Controlling und Reporting stellen sicher, dass Fortschritte messbar sind und Probleme frühzeitig erkannt werden.
- Die Schritte des Risikomanagements identifizieren und adressieren Herausforderungen proaktiv, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
Die systematische Umsetzung der Schritte in den Hauptprozessen des Projektportfolio-Managements ist essenziell, um die erwarteten Leistungen effizient und effektiv zu sichern. Diese Schritte bieten eine klare Struktur zur Steuerung von Projekten, zur Ressourcenoptimierung und zur Erreichung strategischer Ziele.