Ein effektives ICT-Projektportfolio-Management (PPM) erfordert eine fundierte Konzeption, die sowohl organisatorische als auch funktionale Anforderungen berücksichtigt. Ziel ist es, eine Struktur zu schaffen, die strategische Ziele unterstützt, Projekte priorisiert und eine optimale Ressourcennutzung gewährleistet. Um dies zu erreichen, müssen verschiedene Kategorien von Anforderungen identifiziert und in die Konzeption eingebunden werden.
| Kategorie | Beschreibung | Beispiel |
| Organisatorische Anforderungen | Beziehen sich auf die Integration des PPM in die Unternehmensstruktur und die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten. | Einrichtung eines Steering CommitteesKlare Festlegung der Verantwortlichkeiten |
| Funktionale Anforderungen | Betreffen die technischen und operativen Funktionen, die das PPM erfüllen muss, um Projekte effektiv zu steuern. | Möglichkeit zur ProjektpriorisierungErstellung von Dashboards für das Reporting |
| Strategische Anforderungen | Stellen sicher, dass das PPM mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt und diese unterstützt. | Ausrichtung auf UnternehmenszieleBewertung der Projekte nach strategischer Relevanz |
| Technologische Anforderungen | Beziehen sich auf die verwendeten Systeme und Tools, die das PPM unterstützen. | Integration von Projektmanagement-SoftwareAutomatisierung von Berichten |
| Prozessuale Anforderungen | Beschreiben die Notwendigkeit klar definierter Prozesse zur Projektbewertung, Freigabe und Überwachung. | Definition von FreigabeprozessenEtablierung von Bewertungsmetriken |
Bei der Konzeption eines ICT-Projektportfolio-Management (PPM) kann folgendermassen vorgegangen werden.
| Schritt | Beschreibung |
| Anforderungsanalyse | Identifizierung aller relevanten Anforderungen durch Workshops, Interviews und Dokumentenanalyse. |
| Kategorisierung | Sortierung der Anforderungen in die oben genannten Kategorien, um eine strukturierte Umsetzung zu erleichtern. |
| Umsetzungsplanung | Entwicklung eines Fahrplans, der beschreibt, wie die Anforderungen im PPM berücksichtigt werden. |
| Implementierung | Einführung der organisatorischen und technischen Strukturen, begleitet von Schulungen für die beteiligten Akteure. |
| Monitoring und Optimierung | Regelmässige Überprüfung des PPM auf seine Effektivität und Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen. |
Eine Organisation sorgt durch die Berücksichtigung der Anforderungen dafür, dass das ICT-Projektportfolio-Management (PPM):
- Die strategisch relevante Projekte priorisiert,
- Effizient mit Ressourcen umgeht und
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Projektsteuerung gewährleistet.
Die Berücksichtigung der Kategorien von Anforderungen bei der Konzeption eines ICT-Projektportfolio-Managements ist essenziell für dessen Erfolg. Eine klare Struktur und systematische Prozesse schaffen die Grundlage für eine strategisch ausgerichtete und ressourceneffiziente Projektlandschaft.