Erfahrungen und Erkenntnisse aus Projekten systematisch zu dokumentieren und für zukünftige Vorhaben nutzbar zu machen, ist ein essenzieller Bestandteil des Projektmanagements. Dies hilft, Fehler zu minimieren, Prozesse zu optimieren und bewährte Praktiken zu etablieren. Die Sicherung solcher „Lessons Learned“ stellt jedoch Anforderungen an die Methoden und Techniken, die zum Einsatz kommen. Ebenso müssen spezifische Gesichtspunkte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse vollständig und verwertbar sind.
Um „Lessons Learned“ effizient zu erfassen und zu sichern, kommen verschiedene Methoden und Techniken zum Einsatz. Die wichtigsten Aspekte und Vorgehensweisen lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
| Methode/Technik | Beschreibung | Wichtige Gesichtspunkte |
| Workshops und Retrospektiven | Gemeinsame Sitzungen nach Projektabschluss, in denen das Team Erfolge, Herausforderungen und Verbesserungspotenziale identifiziert. | Offene Kommunikation, Moderation, strukturierter Ablauf |
| Befragungen und Interviews | Einholen von Feedback durch strukturierte oder unstrukturierte Gespräche mit Teammitgliedern oder Stakeholdern. | Anonymität gewährleisten, zielgerichtete Fragen, breite Perspektiven |
| Checklisten | Standardisierte Formulare zur Erfassung von Erfahrungen und Erkenntnissen. | Aktualisierung der Checklisten basierend auf neuen Projekterfahrungen |
| Dokumentationen und Berichte | Schriftliche Zusammenfassungen von Projektphasen, Erfolgen, Fehlern und Optimierungsvorschlägen. | Einheitliche Struktur, klare Sprache, leichte Zugänglichkeit |
| Digitale Tools | Nutzung von Softwarelösungen wie Wissensmanagementsystemen oder kollaborativen Plattformen zur Dokumentation. | Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit, regelmäßige Updates |
Die Vollständige Erfassung aller Erfahrungen und Erkenntnissen aus allen Projekten setzt nachfolgende Massnahmen voraus:
- Vollständigkeit: Alle relevanten Phasen des Projekts (Planung, Umsetzung, Abschluss) müssen berücksichtigt werden.
- Objektivität: Erfahrungen sollten ohne persönliche Bewertungen oder Schuldzuweisungen dokumentiert werden.
- Konsistenz: Einheitliche Standards und Vorlagen helfen, Informationen strukturiert zu sammeln.
- Langfristige Verfügbarkeit: Ergebnisse müssen leicht zugänglich und verständlich archiviert werden, um in zukünftigen Projekten genutzt zu werden.
- Einbindung aller Beteiligten: Perspektiven aller Projektbeteiligten fördern eine umfassende Sicht auf Herausforderungen und Lösungen.
Die Erfassung und Sicherung von „Lessons Learned“ erfordert ein systematisches Vorgehen und den Einsatz passender Methoden. Erfolgreich angewendet, ermöglichen diese Techniken nicht nur die Vermeidung wiederkehrender Fehler, sondern tragen wesentlich zur Optimierung von Prozessen und der Förderung einer lernenden Organisation bei.