Die Verfahrensschritte von der Ausschreibung bis zur Bekanntmachung des Entscheids umfassen die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, den Umgang mit Rückfragen, die Einreichung und Prüfung der Angebote, die Bewertung und mögliche Verhandlungen, bevor schliesslich der Zuschlag erteilt und die Entscheidung bekannt gegeben wird. Transparenz, Gleichbehandlung und Objektivität sind dabei zentrale Prinzipien, die sicherstellen, dass der gesamte Prozess fair und effizient durchgeführt wird. Der korrekte Umgang mit Rückfragen und die transparente Kommunikation aller Informationen an die Anbieter sind essenziell, um Wettbewerbsverzerrungen zu vermeiden
| Schritt | Inhalt | Beschreibung |
| Vorbereitung der Ausschreibung | Erstellung der Ausschreibungsunterlagen | – Der Auftraggeber erstellt detaillierte Ausschreibungsunterlagen, die die Anforderungen, Leistungen, Zeitpläne, Bewertungskriterien, Vertragsbedingungen und alle relevanten Informationen für die Bieter enthalten. – Das Ziel ist die Sicherstellung, dass alle potenziellen Anbieter die gleiche Grundlage und Klarheit über die Anforderungen haben. |
| Bekanntmachung der Ausschreibung | – Veröffentlichung der Ausschreibung auf sinmap.ch – Die Veröffentlichung beinhaltet ebenfalls die Fristen für die Einreichung von Angeboten und mögliche Fragen der Anbieter. – Die Ziele sind Transparenz und gleichberechtigter Zugang für alle potenziellen Anbieter sicherstellen. | |
| Fragenphase und Rückfragen der Anbieter | Einreichung von Rückfragen | – Während in der in der Publikation publizierten Frist steht Auftraggeber den Anbieter für Rückfragen bereit. – Die Anbieter können in diesem Zeitraum offene Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen, den Anforderungen oder dem Vorgehen stellen. – Das Ziel ist es den Anbietern die Möglichkeit geben, Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass sie alle Informationen besitzen, um ein vollständiges und korrektes Angebot einzureichen. |
| Beantwortung der Rückfragen | – Gleichbehandlung aller Anbieter zu gewährleisten, müssen die Antworten des Auftraggebers auf alle Rückfragen schriftlich festgehalten und an alle Anbieter gleichzeitig kommuniziert werden. – Die Antworten sollten in neutraler Sprache formuliert werden, um keine Anbieter zu bevorzugen. – Das Ziel ist es zu vermeiden, dass einzelne Anbieter durch zusätzliche Informationen einen Wettbewerbsvorteil erlangen, und sicherstellen, dass alle potenziellen Bieter über die gleichen Informationen verfügen. | |
| Anpassung der Ausschreibungsunterlagen (falls erforderlich) | – Sollte es aufgrund von Rückfragen notwendig sein, die Ausschreibungsunterlagen anzupassen (z.B. Klarstellungen in den Spezifikationen oder Anpassung der Fristen), müssen diese Änderungen formell kommuniziert und an alle Anbieter weitergegeben werden. – Das Ziel ist es sicherzustellen, dass alle potenziellen Anbieter auf dem gleichen Stand sind und die Ausschreibungsanforderungen aktualisiert sind. | |
| Einreichung der Angebote | Einreichungsfrist | – In den Ausschreibungsunterlagen wird eine klare Frist für die Einreichung der Angebote festgelegt. – Angebote, die nach Ablauf der Frist eingehen, werden in der Regel nicht berücksichtigt. – Das Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Anbieter gleiche Bedingungen in Bezug auf den Abgabetermin haben. |
| Form und Inhalt der Angebote | – Die Angebote müssen gemäss den in der Ausschreibung festgelegten Formvorgaben eingereicht werden, einschliesslich der geforderten Dokumente wie Preisangebote, technische Spezifikationen und Nachweise. – Das Ziel sind einheitliche Angebote sicherstellen, die die Vergleichbarkeit erleichtern. | |
| Öffnung und Prüfung der Angebote | Angebotsöffnung | – Die eingereichten Angebote werden zu einem festgelegten Zeitpunkt in einem formellen Prozess geöffnet. – Bei öffentlichen Ausschreibungen kann dies in Anwesenheit von Zeugen oder Vertretern der Anbieter erfolgen. – Das Ziel ist es sicherzustellen, dass der Prozess transparent und nachvollziehbar ist. |
| Formale Prüfung | – Zunächst wird geprüft, ob die Angebote vollständig und in der geforderten Form eingereicht wurden. – Unvollständige oder nicht formgerechte Angebote können von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. – Das Ziel ist es sicherstellen, dass alle Angebote den formalen Anforderungen entsprechen. | |
| Bewertung der Angebote | Technische und wirtschaftliche Bewertung | – Die Bewertung erfolgt anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Bewertungskriterien. – Typische Kriterien umfassen den Preis, die Qualität der angebotenen Leistungen, die Erfahrung des Anbieters sowie die Einhaltung von Fristen und Spezifikationen. – Das Ziel ist die objektive und faire Bewertung aller Angebote nach festgelegten Kriterien. |
| Konsensverfahren oder Punktebewertung | – In der Praxis werden oft Punktebewertungssysteme oder Konsensverfahren verwendet, um eine möglichst objektive Bewertung der Angebote zu gewährleisten. Jeder Aspekt eines Angebots wird bewertet, und am Ende wird die Gesamtbewertung der Angebote durchgeführt. – Das Ziel ist eine faire und nachvollziehbare Bewertung der Angebote sicherstellen. | |
| Verhandlungen (falls vorgesehen) | Einladung zu Verhandlungen | – In manchen Ausschreibungen sind Verhandlungen mit den bestbewerteten Anbietern vorgesehen, um das Angebot zu präzisieren oder weitere Details zu klären. – Alle Verhandlungsschritte müssen transparent und für alle betroffenen Anbieter nachvollziehbar dokumentiert werden. – Das Ziel ist es den besten Anbieter identifizieren und die Konditionen optimieren. |
| Vertraulichkeit und Fairness | – Es ist essenziell, dass alle Anbieter während der Verhandlungen gleich behandelt werden und keine exklusiven Informationen erhalten, die einen Vorteil bieten könnten. – Das Ziel ist es sicherzustellen, dass Verhandlungen die Fairness des Verfahrensnicht beeinträchtigen. | |
| Zuschlag und Bekanntmachung des Entscheids | Zuschlagserteilung | – Der Zuschlag wird an den wirtschaftlich günstigsten Anbieter erteilt, wobei alle vorher festgelegten Bewertungskriterien berücksichtigt werden. – Die Entscheidung sollte durch den Auftraggeber dokumentiert und formal beschlossen werden. – Das Ziel ist ein transparentes und gerechtes Verfahren sicherstellen, das die beste Lösung für das Projekt bietet. |
| Bekanntmachung des Entscheids | – Die Bekanntmachung des Entscheids erfolgt durch eine formelle Mitteilung an alle Anbieter. – Im öffentlichen Bereich wird der Zuschlag in der Regel auch öffentlich bekannt gemacht. – Auf Wunsch muss eine Begründung des Entscheids geliefert werden, damit die Anbieter nachvollziehen können, warum sie den Zuschlag nicht erhalten haben. Dies ist besonders im öffentlichen Sektor wichtig, um Rechtsmittel zu vermeiden. – Die Ziele sind Transparenz und Fairness wahren, indem die Entscheidung klar und nachvollziehbar kommuniziert wird. | |
| Widerspruch und Rechtsmittel | – Anbieter, die den Zuschlag nicht erhalten haben, können unter bestimmten Umständen Rechtsmittel einlegen, wenn sie der Meinung sind, dass der Entscheid oder der Prozess fehlerhaft war. – Die Möglichkeit zur Anfechtung muss im Entscheidverfahren klar geregelt und kommuniziert werden. – Das Ziel ist es den Anbietern die Möglichkeit geben, eine faire Überprüfung der Entscheidung zu fordern. |