Ein Submissionsverfahren ist ein strukturierter Prozess, um Dienstleistungen oder Produkte von externen Anbietern zu beschaffen. Im ICT-Bereich spielen solche Verfahren eine wichtige Rolle, um faire und transparente Bedingungen zu schaffen, die Qualität der Leistungen zu sichern und die besten Angebote auszuwählen. Ein klar definierter Ablauf stellt sicher, dass alle Anforderungen und Vergabekriterien eingehalten werden.
Der Ablauf eines Submissionsverfahrens kann in mehrere klar definierte Schritte unterteilt werden, die je nach Komplexität und Art der Beschaffung angepasst werden können.
| Schritt | Beschreibung |
| Definition der Vergabekriterien | Festlegung der Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit, technische Anforderungen und Referenzen. |
| Erstellung der Ausschreibungsunterlagen | Detaillierte Beschreibung der Anforderungen, Ziele und Rahmenbedingungen für die Anbieter. |
| Veröffentlichung der Ausschreibung | Bekanntmachung der Ausschreibung, z. B. über Plattformen, Netzwerke oder direkte Einladungen. |
| Anbieteranfragen und Klärung | Beantwortung von Rückfragen der Anbieter, um Missverständnisse zu vermeiden. |
| Einreichung der Angebote | Fristgerechte Abgabe der vollständigen Unterlagen durch die Anbieter. |
| Bewertung der Angebote | Prüfung der Angebote anhand der festgelegten Kriterien, z. B. durch ein Scoring-Modell. |
| Verhandlungen und Anpassungen | Klärung offener Punkte mit den Anbietern und Verhandlungen zu Preis oder Leistungsumfang. |
| Zuschlag und Bekanntgabe | Auswahl des besten Angebots und formelle Mitteilung an alle Beteiligten. |
| Vertragsabschluss | Ausarbeitung und Unterzeichnung des Vertrags zwischen beiden Parteien. |
| Nachbereitung | Dokumentation des Verfahrens und Feedback an die Anbieter. |
Ein standardisierter Ablauf eines Submissionsverfahrens ist essenziell, um Effizienz und Fairness zu gewährleisten. Eine präzise Planung und Dokumentation stellen sicher, dass die besten Anbieter ausgewählt werden und mögliche Risiken minimiert werden. Unternehmen profitieren von einem systematischen Ansatz durch Kosteneinsparungen, Zeitgewinne und eine höhere Qualität der beschafften Leistungen.