Submissionsverfahren sind strukturierte Prozesse, um Dienstleistungen oder Produkte von externen Anbietern zu beschaffen. Im Bereich der ICT sind diese Verfahren essenziell, um Angebote objektiv zu vergleichen, rechtliche Vorgaben einzuhalten und den besten Anbieter hinsichtlich Preis, Qualität und Leistung zu ermitteln. Die Wahl des geeigneten Verfahrens hängt von der Komplexität der Beschaffung, den rechtlichen Rahmenbedingungen und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab.
| Form | Beschreibung | Vorteile | Nachteile |
| Öffentliches Verfahren | Ausschreibung wird allen potenziellen Anbietern zugänglich gemacht. | Transparenz, breites Angebotsspektrum, Wettbewerb. | Hoher administrativer Aufwand, Risiko von Angeboten mit unzureichender Qualität. |
| Einladungsverfahren | Ausschreibung wird nur an ausgewählte Anbieter gesendet. | Schnellere Abwicklung, geringerer Aufwand, Fokus auf bewährte Anbieter. | Eingeschränkter Wettbewerb, Risiko einer geringeren Innovationsvielfalt. |
| Privatwirtschaftliche Verfahren | Verfahren ohne gesetzliche Regularien, spezifisch auf Unternehmensbedürfnisse abgestimmt. | Hohe Flexibilität, gezielte Anpassung an Anforderungen. | Mangelnde Transparenz, potenzielle Benachteiligung unbekannter Anbieter. |
| RFI (Request for Information) | Anforderung grundlegender Informationen, um potenzielle Anbieter zu identifizieren. | Klarheit über Markt und Anbieter. | Kein verbindliches Angebot, zusätzlicher Aufwand. |
| RFQ (Request for Quotation) | Einholung von Preisangaben zu spezifischen Anforderungen. | Detaillierte Preisvergleiche, Fokus auf Kosten. | Kann qualitative Aspekte vernachlässigen. |
| RFP (Request for Proposal) | Aufforderung zur Einreichung von Angeboten mit detaillierten Lösungen und Kosten. | Umfassender Einblick in Qualität und Preis der Anbieter. | Zeit- und ressourcenintensiv. |
| RFF (Request for Functionality) | Abfrage spezifischer technischer Funktionen einer Lösung. | Sicherstellung, dass technische Anforderungen erfüllt werden. | Risiko, den Fokus zu eng auf technische Kriterien zu legen. |
Bei der Auswahl des Submissionsverfahren müssen nachfolgende Punkte betrachtet / berücksichtigt werden:
- Verfahrensauswahl: Je nach Komplexität und Zielsetzung wird ein geeignetes Verfahren gewählt. Beispielsweise eignet sich ein RFP bei komplexen Projekten, während ein RFQ für standardisierte Leistungen ausreichend ist.
- Festlegung der Bewertungskriterien: Kriterien wie Preis, Qualität, Erfahrung des Anbieters und Innovationsfähigkeit sollten im Vorfeld definiert werden.
- Dokumentation: Alle Angebote und die Auswahlentscheidung müssen detailliert dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Submissionsverfahren sind ein unverzichtbares Instrument, um faire, transparente und qualitativ hochwertige Beschaffungen im ICT-Bereich sicherzustellen. Die Wahl des richtigen Verfahrens sollte auf den individuellen Anforderungen der Beschaffung basieren, um den Prozess effizient und effektiv zu gestalten. Durch eine sorgfältige Planung und Umsetzung können Risiken minimiert und optimale Ergebnisse erzielt werden.