Es ist es entscheidend, die organisatorischen Massnahmen zu kennen und umzusetzen, die zur Sicherstellung unterbrechungsfreier Geschäftsabläufe beitragen.
Organisatorische Massnahmen sind Strategien und Prozesse, die innerhalb einer Organisation implementiert werden, um Risiken zu minimieren, die Kontinuität der Geschäftsprozesse zu gewährleisten und auf Störungen effektiv zu reagieren.
Die folgende Tabelle zeigt Massnahmen, um unterbrechungsfreie Geschäftsabläufe sicherzustellen. Klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Prozesse, effektives Risikomanagement und kontinuierliche Mitarbeiterentwicklung minimieren Störungen und erhöhen die Reaktionsfähigkeit.
| Kategorie | Massnahme | Beschreibung |
| Verantwortlichkeiten und Rollenverteilung | Klare Zuständigkeiten | – Festlegung von Verantwortlichen für spezifische Aufgaben und Prozesse. – Vermeidung von Überschneidungen und Lücken in der Zuständigkeit. |
| Stellvertretungsregelungen | – Bestimmung von Vertretern für Schlüsselpositionen, um Ausfälle von Personal zu kompensieren. – Sicherstellung, dass Wissen und Fähigkeiten geteilt werden. | |
| Organisationsstruktur | – Aufbau einer effizienten Hierarchie und Kommunikationswege. – Definition von Schnittstellen zwischen Abteilungen und Teams. | |
| Prozess- und Verfahrensdokumentation | Standard Operating Procedures (SOPs) | – Erstellung von standardisierten Arbeitsanweisungen für wiederkehrende Aufgaben. – Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. |
| Geschäftsprozessdokumentation | – Detaillierte Beschreibung aller Geschäftsprozesse. – Identifikation von Abhängigkeiten und Optimierungspotenzialen. | |
| Versionskontrolle und Aktualisierung | – Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung der Dokumentationen. – Sicherstellung der Relevanz und Aktualität. | |
| Business Continuity Management (BCM) | Business Continuity Plan (BCP) | – Entwicklung von Plänen zur Aufrechterhaltung kritischer Geschäftsprozesse bei Störungen. – Festlegung von Notfallmassnahmen und alternativen Abläufen. |
| Disaster Recovery Plan (DRP): | – Spezifische Strategien zur Wiederherstellung von IT-Systemen und Daten nach Ausfällen. – Definition von Wiederherstellungszeiten (RTO) und -punkten (RPO). | |
| Regelmässige Tests und Übungen | – Durchführung von Simulationen und Notfallübungen. – Überprüfung der Wirksamkeit der Pläne und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten. | |
| Risikomanagement | Risikoanalyse | – Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken für Geschäftsabläufe. – Priorisierung von Risiken basierend auf Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung. |
| Risikobewältigungsstrategien | – Entwicklung von Massnahmen zur Vermeidung, Minderung oder Akzeptanz von Risiken. – Kontinuierliche Überwachung des Risikoprofils. | |
| Compliance und Governance | – Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. – Implementierung von internen Kontrollen und Richtlinien. | |
| Kommunikation und Informationsfluss | Kommunikationspläne | – Festlegung von Kommunikationswegen und -methoden im Falle von Störungen. – Sicherstellung, dass alle relevanten Stakeholder informiert sind. |
| Interne und externe Kommunikation | – Transparente Information von Mitarbeitern, Kunden und Partnern. – Umgang mit Medien und Öffentlichkeit bei kritischen Ereignissen. | |
| Feedback-Mechanismen | – Einrichtung von Kanälen für Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge. – Förderung einer offenen Kommunikationskultur. | |
| Mitarbeiterschulung und -entwicklung | Trainingsprogramme | – Regelmässige Schulungen zu Prozessen, Technologien und Notfallverfahren. – Sensibilisierung für Sicherheitsrichtlinien und Best Practices. |
| Wissensmanagement | – Dokumentation und Austausch von Wissen innerhalb der Organisation. – Nutzung von Wissensdatenbanken und Kollaborationstools. | |
| Mitarbeiterbindung und -motivation | – Förderung von Engagement und Verantwortungsbewusstsein. – Anerkennung von Leistungen und Beitrag zum Unternehmenserfolg. | |
| Service Level Management | Service Level Agreements (SLAs) | – Definition von Leistungskennzahlen und Erwartungen an interne und externe Dienstleister. – Überwachung und Einhaltung der vereinbarten Service Levels. |
| Leistungsüberwachung | – Kontinuierliches Monitoring der Servicequalität. – Regelmässige Berichterstattung und Review-Meetings. | |
| Vertragsmanagement | – Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten und Partnern. – Sicherstellung von Kontinuität bei Ausfällen von Drittanbietern. | |
| Change und Release Management | Kontrollierte Änderungen: | – Implementierung von Prozessen zur Genehmigung und Durchführung von Änderungen. – Minimierung von Risiken durch Veränderungen in Systemen und Prozessen. |
| Planung und Koordination | – Abstimmung von Änderungen mit relevanten Stakeholdern. – Festlegung von Zeitplänen und Ressourcen. | |
| Dokumentation und Nachverfolgung | – Erfassung aller Änderungen und Releases. – Rückverfolgbarkeit und Transparenz. | |
| Qualitätsmanagement | Prozessoptimierung | – Kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen. – Nutzung von Methoden wie Six Sigma oder Lean Management. |
| Qualitätskontrollen | – Implementierung von Prüfungen und Audits. – Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Richtlinien. | |
| Kundenorientierung | – Ausrichtung der Prozesse an den Bedürfnissen der Kunden. – Messung der Kundenzufriedenheit und Einleitung von Verbesserungen. | |
| Notfall- und Krisenmanagement | Krisenteams und -strukturen | – Einrichtung von spezialisierten Teams für den Umgang mit Krisensituationen. – Klare Rollen und Verantwortlichkeiten im Krisenfall. |
| Krisenkommunikation | – Strategien für die interne und externe Kommunikation während einer Krise. – Vorbereitung von Kommunikationsmaterialien und -protokollen. | |
| Erfahrungsaufarbeitung | – Analyse von Krisen und Vorfällen. – Lernen aus Erfahrungen und Anpassung der Strategien. | |
| Planung und Dokumentation | Notfallpläne | – Entwicklung und Pflege von Notfall- und Wiederherstellungsplänen. |
| Dokumentationsrichtlinien | – Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen dokumentiert und aktuell gehalten werden. | |
| Test und Übung | – Regelmässige Tests und Übungen der Notfallpläne zur Überprüfung ihrer Wirksamkeit. | |
| Schulung und Bewusstsein | Mitarbeiterschulung | – Regelmässige Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Notfall. |
| Bewusstseinsbildung | – Kampagnen und Initiativen zur Steigerung des Bewusstseins für Geschäftskontinuität und Sicherheit. | |
| Kompetenzentwicklung | – Förderung der Entwicklung von Fähigkeiten und Wissen, die für die Geschäftskontinuität relevant sind. |