Die regelmässige Überprüfung des Projektportfolio-Prozesses ist ein zentraler Bestandteil des Projektportfolio-Managements (PPM).
Diese Überprüfungen stellen sicher, dass das Portfolio mit den strategischen Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmt und die Effizienz und Effektivität des PPM gewährleistet ist.
Durch kontinuierliche Bewertungen können Abweichungen erkannt, Anpassungen vorgenommen und Verbesserungen eingeleitet werden. Dieser Prozess hilft dabei, das Projektportfolio flexibel zu halten und es an veränderte interne und externe Bedingungen anzupassen.
Überprüfung der Zielsetzungen, Vorgaben und Rahmenbedingungen
| Schritt | Beschreibung | Beispiel |
| Überprüfung der Zielsetzungen | Bewertung, ob die aktuellen Projekte und das Portfolio als Ganzes die strategischen Ziele der Organisation unterstützen. | Ein Unternehmen überprüft, ob sein Portfolio an IT-Projekten zur digitalen Transformation beiträgt. |
| Überprüfung der Vorgaben | Prüfung, ob die Vorgaben wie Budgets, Zeitpläne und Ressourcen noch gültig und angemessen sind. | Ein Dienstleistungsunternehmen passt die Budgets seiner Projekte an veränderte finanzielle Rahmenbedingungen an. |
| Überprüfung der Rahmenbedingungen | Analyse der externen und internen Rahmenbedingungen, die das Portfolio beeinflussen könnten. | Ein Hersteller berücksichtigt neue Marktbedingungen und technologische Entwicklungen in seinem Projektportfolio. |
Überprüfung der operativen Abwicklung
| Schritt | Beschreibung | Beispiel |
| Effizienzanalyse | Bewertung der Effizienz der Prozesse und Methoden im PPM. | Ein Softwareunternehmen analysiert, wie schnell und effektiv Projekte von der Idee bis zur Umsetzung gelangen. |
| Effektivitätsbewertung | Überprüfung, ob die Projekte und das Portfolio die gewünschten Ergebnisse liefern. | Ein Krankenhaus misst den Erfolg seiner IT-Projekte anhand der Verbesserung der Patientenversorgung. |
| Risikobewertung | Beurteilung der Risikomanagementpraktiken und der aktuellen Risikolage des Portfolios. | Eine Bank überprüft die Risiken ihres Portfolios angesichts veränderter regulatorischer Anforderungen. |
Ableitung von Verbesserungsmassnahmen
| Schritt | Beschreibung | Beispiel |
| Identifikation von Verbesserungspotenzial | Feststellung von Bereichen, in denen Anpassungen oder Verbesserungen erforderlich sind. | Ein Telekommunikationsunternehmen identifiziert Verzögerungen in der Projektgenehmigung als Verbesserungsbereich. |
| Entwicklung von Massnahmen | Ausarbeitung konkreter Massnahmen zur Verbesserung der Prozesse, Methoden oder Ressourcennutzung. | Ein Einzelhändler entwickelt einen Plan zur besseren Abstimmung seiner E-Commerce-Projekte mit den Kundenbedürfnissen. |
| Implementierung und Monitoring | Umsetzung der Verbesserungsmassnahmen und Überwachung ihrer Wirksamkeit. | Eine Universität führt neue Tools für das Projektmanagement ein und überwacht deren Einfluss auf die Projektlaufzeiten. |