Der PPM-Prozess ist kein Jahresereignis – er ist ein kontinuierlicher Rhythmus aus Planung, Review und Anpassung. Wer ihn richtig einspielt, hat einen der mächtigsten ICT-Steuerungsmechanismen.
Vier Prozess-Phasen
| Phase | Inhalt | Frequenz |
|---|---|---|
| Initialer Prozess | Erstmalige Portfolio-Aufnahme: alle laufenden Projekte erfassen, bewerten, priorisieren; Governance-Strukturen etablieren | Einmalig (Grundlage legen) |
| Laufende Reviews | Quartalsweise: Status aller Projekte prüfen, Prioritäten bestätigen oder anpassen, neue Projekte hinzufügen, stagnierende stoppen | Quartalsweise; bei wesentlichen Änderungen ad-hoc |
| Prozessoptimierung | PPM-Prozess selbst kontinuierlich verbessern: Was funktioniert? Was nicht? Wie aufwändig ist der Prozess vs. Nutzen? | Jährlich (Retrospektive) |
| Maturity-Assessment | Jährliche Selbsteinschätzung: wo stehen wir im PMO-Reifegrad? Welche Lücken sollen bis nächstes Jahr geschlossen werden? | Jährlich |
Quartals-Review: Standard-Agenda
Effektive Quarterly Portfolio Review in 90 Minuten: 1. Portfolio-Überblick: Status aller Projekte (RAG-Dashboard, 15 min). 2. Kritische Projekte: tiefere Diskussion roter Projekte (30 min). 3. Neue Projektanfragen: Bewertung und Genehmigung (20 min). 4. Ressourcen: Kapazitätssituation; Konflikte lösen (15 min). 5. Entscheide: Stop/Continue/Reallocation (10 min). Vor dem Meeting: alle Daten aktuell; Material 48h vorher verteilt; kein «Status-Reporting» in der Sitzung, nur Entscheide.
Fazit
Ein gut eingespielter Quartals-Review ist die wichtigste einzelne PPM-Aktivität. Wer ihn konsequent durchführt, hat einen funktionstüchtigen PPM-Prozess – auch wenn alles andere noch nicht perfekt ist.
Weiterführend: PPM-Hauptprozesse | Effizienz & Qualität
Quellen
- PMI (2013). The Standard for Portfolio Management, 3. Auflage. Project Management Institute.
