Das ICT-Projektportfolio-Management und das Projektmanagement sind eng miteinander verbunden, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Aufgaben. Während das Projektmanagement die operative Durchführung einzelner Projekte steuert, befasst sich das Projektportfolio-Management mit der strategischen Steuerung und Priorisierung aller Projekte einer Organisation. Diese Unterscheidung und ihre Zusammenhänge sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Projekte effektiv auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind.
Die grundlegenden Unterschiede zwischen ICT-Projektportfolio-Management und Projektmanagement lassen sich wie folgt darstellen.
| Merkmal | ICT-Projektportfolio-Management | Projektmanagement |
| Fokus | Strategische Ausrichtung und Priorisierung aller Projekte | Operative Steuerung einzelner Projekte |
| Ziel | Maximierung des Portfoliowerts und Ressourcennutzung | Erfolgreicher Abschluss des Projekts nach Zeit, Kosten, Qualität |
| Aufgaben | Bewertung, Priorisierung, Freigabe von Projekten | Planung, Umsetzung, Überwachung und Abschluss von Projekten |
| Zeithorizont | Langfristig (gesamte Projektlaufzeit) | Kurz- bis mittelfristig (Lebenszyklus eines Projekts) |
Die Zusammenarbeit zwischen Projektportfolio-Management und Projektmanagement basiert auf klaren Rollen und definierten Prozessen. Das Projektportfolio-Management setzt den Rahmen, innerhalb dessen das Projektmanagement operiert:
- Das Portfolio-Management steuert, es legt Prioritäten und Ressourcen fest, die das Projektmanagement umsetzt.
- Projekte benötigen Genehmigungen (Freigaben) durch das Portfolio-Management, insbesondere bei Meilensteinen oder Änderungen im Projektverlauf.
- Das Projektmanagement liefert regelmässige Statusberichte an das Portfolio-Management, welches diese für strategische Entscheidungen nutzt.
Die enge Verzahnung von Projektportfolio-Management und Projektmanagement ermöglicht Organsationen:
- Strategische Ausrichtung indem alle Projekte zur Erreichung der Unternehmensziele bei beitragen.
- Effiziente Ressourcennutzung durch Minimierung von Konflikte bei der Ressourcenzuweisung.
- Kontrolle von Risiken durch ein übergeordnetes Managementsystem, frühzeitige identifiziert und Steuerung der Risiken.
Das ICT-Projektportfolio-Management und das Projektmanagement ergänzen sich, indem sie strategische und operative Ziele verbinden. Eine klare Abgrenzung der Aufgaben und ein effektiver Informationsfluss zwischen den Ebenen sind essenziell für eine erfolgreiche Umsetzung von Projekten und eine optimale Ressourcennutzung.