Projektportfolio-Management (PPM) ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssteuerung und dient dazu, Projekte effektiv auszuwählen, zu steuern und abzuschliessen. Es stellt sicher, dass Projekte sowohl den strategischen Zielen des Unternehmens als auch den operativen Anforderungen der ICT-Abteilung entsprechen. Durch die Hauptprozesse des PPM werden Projekte bewertet, priorisiert, kontrolliert und berichtet, wodurch ein klarer Überblick über Ressourcen und Fortschritte gewährleistet wird.
| Prozess | Beschreibung | Auswirkung |
| Bewertung und Priorisierung | Analyse und Einstufung von Projekten basierend auf strategischen Zielen, Nutzen, Kosten und Risiken. | Sicherstellung der strategischen Ausrichtung- Optimierung der Ressourcennutzung |
| Projektlenkung | Steuerung und Überwachung der Projektumsetzung, um Zielabweichungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. | Effiziente Nutzung von Ressourcen- Minimierung von Verzögerungen und Kostenüberschreitungen |
| Controlling und Reporting | Laufende Überwachung und Berichterstattung über Fortschritte, Kosten und Risiken im Projektportfolio. | Transparenz über den Projektstatus- Frühzeitige Identifikation von Handlungsbedarfen |
| Kapazitätsmanagement | Sicherstellung, dass die verfügbaren Ressourcen optimal verteilt und genutzt werden. | Vermeidung von Über- oder Unterauslastung- Effiziente Planung von Personal und Budget |
| Risikomanagement | Identifikation, Bewertung und Minderung von Risiken, die den Erfolg des Portfolios gefährden könnten. | Proaktive Problembehandlung- Reduktion von unerwarteten Herausforderungen |
| Stakeholder-Kommunikation | Sicherstellung, dass alle relevanten Anspruchsgruppen informiert und einbezogen werden. | Verbesserung der Akzeptanz und Unterstützung durch Stakeholder |
Die Hauptprozesse des Projektportfolio-Managements – Bewertung und Priorisierung, Controlling und Reporting sowie Projektlenkung – sind entscheidend für die effektive Steuerung und Überwachung der ICT-Projekte eines Unternehmens. Sie ermöglichen eine strategische Ausrichtung des Portfolios, optimieren die Ressourcennutzung, minimieren Risiken und verbessern die Transparenz und Entscheidungsfindung. Durch die Implementierung dieser Prozesse können Organisationen sicherstellen, dass ihr Projektportfolio einen maximalen Wertbeitrag leistet und effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
Portfolio steuern
| Prozess | Beschreibung | Auswirkung |
| Projektbewertung | Bewertung potenzieller und laufender Projekte anhand von Kriterien wie strategischer Ausrichtung, erwartetem Wertbeitrag und Risiken. | Ermöglicht eine objektive Entscheidungsfindung und fokussiert Ressourcen auf Projekte mit dem höchsten strategischen Wert. |
| Projektpriorisierung | Festlegung der Prioritäten der Projekte im Portfolio basierend auf ihrer Bewertung und strategischen Bedeutung. | Stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte die notwendigen Ressourcen erhalten und zuerst umgesetzt werden. |
Portfolio führen (Projektlenkung)
| Prozess | Beschreibung | Auswirkung |
| Änderungsmanagement | Anpassung des Portfolios an Veränderungen in der Strategie, Umwelt oder Projektlandschaft. | Ermöglicht Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen, um die Relevanz des Portfolios zu erhalten. |
| Stakeholder-Kommunikation | Regelmässige Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern über den Status und die Leistung des Portfolios. | Fördert das Verständnis und die Unterstützung für das Portfolio und seine Projekte. |
| Portfolio-Review | Regelmässige Überprüfung des Portfolios, um seine Ausrichtung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen. | Gewährleistet, dass das Portfolio weiterhin die strategischen Ziele unterstützt und bei Bedarf angepasst wird. |
Controlling und Reporting (Portfolio auswerten)
| Prozess | Beschreibung | Auswirkung |
| Portfolioüberwachung | Kontinuierliche Überwachung der Leistung und des Fortschritts des Portfolios anhand definierter Metriken und KPIs. | Bietet Transparenz über den Status des Portfolios und ermöglicht frühzeitige Anpassungen. |
| Risikomanagement | Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken auf Portfolioebene. | Minimiert potenzielle negative Auswirkungen auf das Portfolio und das Unternehmen. |
| Reporting | Regelmässige Erstellung und Verteilung von Berichten über den Status und die Leistung des Portfolios. | Stellt wichtige Informationen für Entscheidungsträger bereit und fördert die Rechenschaftspflicht. |
Unternehmen ziehen aus dem Projektportfolio-Management (PPM) folgende Vorteile:
- Das PPM unterstützt die strategische Ausrichtung, indem es sicherstellt, dass nur Projekte mit einem klaren Nutzen verfolgt werden.
- Durch die systematische Bewertung und Priorisierung von Projekten können Ressourcen effizient und zielgerichtet eingesetzt werden.
- Frühzeitige Identifikation von Risiken und eine klare Kommunikation sorgen für eine stabilere Projektdurchführung.
- Klare Berichtsstrukturen ermöglichen es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Verantwortung über Projektfortschritte klar zuzuweisen.
Ein effektives Projektportfolio-Management ist essenziell, um Projekte gezielt auszuwählen, ressourcenschonend zu steuern und erfolgreich abzuschliessen. Die Hauptprozesse des PPM bieten Unternehmen und ICT-Organisationen eine klare Struktur zur Maximierung des Projektnutzens und zur Minimierung von Risiken.