Die richtige Ermittlung des Personalbedarfs ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten und die langfristige Sicherstellung der Unternehmensziele. In der ICT betrifft dies nicht nur die Verfügbarkeit von Fachkräften, sondern auch die Verteilung der Arbeitslast, um Überlastung und ineffiziente Abläufe zu vermeiden. Ein zu knapp bemessenes Team kann Projektverzögerungen verursachen, während eine Überbesetzung unnötige Kosten generiert. Unterschiedliche Methoden helfen, den Personalbedarf realistisch zu ermitteln und an den tatsächlichen Anforderungen auszurichten.
Es gibt verschiedene Methoden, um den Personalbedarf systematisch und datenbasiert zu berechnen. Je nach Unternehmensstruktur, Projektgrösse und verfügbaren Daten kann eine geeignete Methode ausgewählt werden.
| Methode | Beschreibung | Einsatzmöglichkeiten |
| Kennzahlenmethode | Ableitung des Personalbedarfs aus quantitativen Kennzahlen und Benchmarks. | Standardisierte Prozesse, Routinearbeiten, Call-Center. |
| Arbeitszeitmethode | Berechnung auf Basis der benötigten Arbeitszeit für bestimmte Tätigkeiten. | Projekte mit klar definierten Aufgaben und Zeitaufwänden. |
| Schätzverfahren | Bedarfsermittlung durch Experteneinschätzungen und Erfahrungswerte. | Neue Projekte ohne belastbare historische Daten. |
| Stellenplanmethode | Abgleich von Stellenplänen mit aktuellen und geplanten Anforderungen. | Langfristige Personalplanung und Unternehmenswachstum. |
| Ratio-Methode | Ableitung des Personalbedarfs aus dem Verhältnis bestimmter Faktoren (z. B. Umsatz pro Mitarbeiter). | Vertriebsabteilungen, produktspezifische Teams. |
In der Praxis werden die Methoden zur Ermittlung des Personalbedarfs wie folgt angewendet.
| Projekt/Abteilung | Methode der Personalbedarfsermittlung | Begründung der Auswahl |
| IT-Helpdesk | Kennzahlenmethode | Anzahl Tickets pro Mitarbeitendem klar definiert |
| Einführung neuer Software | Schätzverfahren | Einmaliges Projekt mit schwer prognostizierbarem Aufwand |
| Erweiterung des Vertriebsteams | Ratio-Methode | Kundenanzahl pro Mitarbeiter als Grundlage der Berechnung |
| IT-Infrastrukturwartung | Arbeitszeitmethode | Klare Zeitvorgaben für regelmässige Wartungsarbeiten vorhanden |
Die Auswahl der richtigen Methode zur Ermittlung des Personalbedarfs ist entscheidend für den Projekterfolg und den reibungslosen Betrieb. Während standardisierte Prozesse oft mit der Kennzahlenmethode abgedeckt werden können, bieten Arbeitszeit- und Schätzverfahren mehr Flexibilität für dynamische Projekte. Die Kombination verschiedener Ansätze ermöglicht es, den Personalbedarf präzise zu bestimmen und langfristig eine ausgeglichene Ressourcennutzung sicherzustellen.