Wenn ein Unternehmen oder ein Projektteam verschiedene Handlungsoptionen bzw. Lösungsvarianten abwägen muss, sind fundierte Entscheidungsgrundlagen erforderlich. Diese sollten so aufbereitet sein, dass Entscheidungsträger transparent und nachvollziehbar beurteilen können, welche Option am besten geeignet ist.
Typische Anforderungen an solche Entscheidungsgrundlagen umfassen Transparenz, Nachvollziehbarkeit, den Umgang mit Plandaten, einen klar definierten Betrachtungsraum sowie die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO), siehe nachfolgende Tabelle.
| Anforderung | Beschreibung | Bemerkung |
| Transparenz | Transparenz bedeutet, dass alle wichtigen Faktoren, Annahmen und Berechnungen offengelegt sind. Jeder, der die Entscheidungsgrundlage liest, sollte klar erkennen können, worauf sich die Bewertung stützt. | – Reduziert Misstrauen und Unklarheiten. – Fördert das Verständnis aller Beteiligten (Stakeholder). |
| Nachvollziehbarkeit | Nachvollziehbarkeit bezeichnet, dass die Herleitung der Ergebnisse schlüssig und logisch ist. Die einzelnen Schritte (z.B. Annahmen, Kalkulationen, Vergleiche) müssen so dokumentiert sein, dass ein Dritter sie nachvollziehen oder sogar replizieren kann. | – Verweise auf Datengrundlagen. – Eindeutige Formeln oder Modelle, die zur Bewertung eingesetzt wurden. – Begründung für gewählte Parameter (z.B. Diskontierungsfaktor, Wachstumsraten). |
| Verwendete Plandaten | Plandaten umfassen Annahmen über zukünftige Entwicklungen (z.B. Kosten, Mengen, Preise, Zeitrahmen). Sie beeinflussen das Ergebnis einer Entscheidungsgrundlage massgeblich. | – Glaubwürdigkeit durch realistische Annahmen, ggf. auf Erfahrungswerten oder Marktdaten basierend. – Zeitbezug durch klar ersichtlich, für welchen Zeitraum oder welche Projektphasen die Daten gelten. – Varianzbetrachtung durch Szenarien (Best Case, Worst Case), um Unsicherheit in den Plandaten abzubilden. |
| Betrachtungsraum | Damit ist gemeint, welche Aspekte oder Zeiträume in die Entscheidung einfliessen – und welche nicht. | – Zeithorizont (z.B. 5 Jahre Kosten-Nutzen-Betrachtung). – Geografische Reichweite (nur Konzernzentrale oder alle Standorte?). – Betrieblicher Fokus (nur Produktionslinie A, oder auch Lager und Logistik?). |
| Out of scope (Ausser Betracht) | Es ist wichtig zu definieren, was nicht Teil der Bewertung oder Analyse ist, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Grenzen zu setzen. | – Bestimmte Geschäftsbereiche oder Technologien sind bewusst ausgeklammert. – Integration mit Alt-Systemen o.ä. wird in dieser Entscheidungsgrundlage nicht behandelt. |
| TCO (Total Cost of Ownership) | Total Cost of Ownership umfasst alle anfallenden Kosten über den gesamten Lebenszyklus einer Lösung: Anschaffung, Implementierung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung bis hin zur Entsorgung/Stilllegung. | – Ermöglicht einen vollständigen Kostenvergleich zwischen Alternativen. – Verhindert, dass vermeintlich günstigere Optionen aufgrund hoher Folgekosten (Wartung, Umbauten) tatsächlich teurer sind. |
In der Regel führt diese Grundlage zu einer Begründung (Erläuterung) und einer Empfehlung, welche Variante gewählt werden sollte.
Basierend der Anforderungen werden mehrere Varianten ausgearbeitet und ausführlich erläutert:
- Variante A (z.B. interne Lösung, On-Premises)
- Variante B (Cloud-Lösung, extern gehostet)
- Variante C (Hybrid-Modell)
Bei der Begründung ist es von entscheidender Bedeutung, die Anforderungen zu berücksichtigen und prägnante sowie verständliche Sätze zu formulieren.
- Sind alle Kostenblöcke offengelegt und ist nachvollziehbar, wie sich die Investitionssumme zusammensetzt?
- Liegt für jede Variante eine Tabelle mit TCO (Anschaffung, Betrieb, Wartung, Personalkosten) über 5 Jahre vor?
- Auf welcher Grundlage basieren die Kostenschätzungen?
- Was sind die Best-Case- und Worst-Case-Szenarien für jede Variante?
- Wurde der Betrachtungszeitraum bei allen Varianten auf denselben Zeitraum über mehrere Jahre festgelegt, und worauf fokussieren sich die einzelnen Varianten?
- Welche Aspekte sind ausserhalb des Projektumfangs und werden daher in den Varianten nicht berücksichtigt?
- Liegt die TCO-Betrachtung vor und sind die Kosten für Lifecycle von Hard- und Software sowie Personal berücksichtigt?
- Ist die Begründung klar und verständlich formuliert, werden Fachausdrücke vermieden und verständliche Sätze verwendet?
Die Varianten müssen einander gegenübergestellt, verglichen und nach verschiedenen Kriterien bewertet und rangiert werden.
- Quantitative Kriterien: TCO-Werte pro Variante, ROI, Break-even.
- Qualitative Kriterien: Bedienbarkeit, Ausfallsicherheit, Flexibilität, Risiken.
- Ranking: Welche Variante bietet beste Kosteneffizienz, welche beste Skalierbarkeit etc.?
Abschliessend wird auf der Grundlage der ermittelten Kennzahlen und qualitativen Aspekte eine empfohlene Variante vorgeschlagen.
- Variante XY hat geringste TCO und passt gut in den definierten Betrachtungsraum (z.B. 5 Jahre).
- Die Plandaten zeigen, dass der Ressourcenbedarf (Personal, Maschinen) um 20% reduziert wird.
- Risikofaktoren sind überschaubar, da Out-of-Scope-Integration minimalen Aufwand darstellt.
Durch eine strukturierte Darlegung der Anforderungen und eine anschliessende fundierte Empfehlung (welche Variante gewählt werden soll) wird eine Entscheidungsgrundlage überzeugend und robust. Dies erhöht die Akzeptanz bei Stakeholdern und Entscheidungsträgern und sorgt dafür, dass die Umsetzung später reibungsloser ablaufen kann.