Eine erfolgreiche und faire Ausschreibung muss auf grundlegenden Prinzipien basieren, die sicherstellen, dass der gesamte Prozess transparent, objektiv und wettbewerbsfördernd ist. Diese Prinzipien tragen dazu bei, dass alle potenziellen Bieter gleich behandelt werden, und sie sorgen für ein hohes Mass an Integrität und Vertrauen im Beschaffungsprozess.
| Prinzip | Anwendung | Beispiel |
| Gleichbehandlung Definition: Alle potenziellen Bieter müssen die gleichen Chancen und die gleichen Informationen haben, um ihre Angebote zu erstellen und einzureichen. | Dies bedeutet, dass allen Bietern der gleiche Zugang zu den Ausschreibungsunterlagen, Informationen und Fristen gewährt wird. Sonderbehandlungen oder bevorzugte Informationen für einzelne Bieter sind zu vermeiden. | Wenn während der Ausschreibung Fragen gestellt werden, sollten die Antworten an alle Bieter weitergegeben werden, um sicherzustellen, dass jeder die gleichen Informationen hat. |
| Transparenz Definition: Der Ausschreibungsprozess muss für alle Beteiligten klar nachvollziehbar und offen gestaltet sein, sodass Bieter verstehen, wie die Vergabe erfolgt. | Dies erfordert eine transparente Darstellung der Bewertungskriterien, der Abläufe und der Fristen. Es sollten klare Verfahrensregeln definiert werden, und alle Schritte sollten dokumentiert und offengelegt werden. | Die Bewertungskriterien und ihre Gewichtung sollten vorab definiert und in den Ausschreibungsunterlagen klar kommuniziert werden, damit alle Bieter wissen, worauf es ankommt. |
| Objektivität Definition: Die Bewertung der Angebote muss frei von persönlichen Präferenzen, Voreingenommenheitoder Interessenkonflikten erfolgen. | Die Angebote sollten nach objektiven Kriterien bewertet werden, die auf den Anforderungen der Ausschreibung basieren. Eine strikte Trennungzwischen den Personen, die Angebote bewerten, und den Personen, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, ist entscheidend, um eine objektive Bewertung zu gewährleisten. | Eine Bewertungskommission sollte anhand von klaren und messbaren Kriterien entscheiden, um subjektive Einschätzungen zu minimieren. |
| Nichtdiskriminierung Definition: Kein Bieter darf aufgrund von Herkunft, Grösse, Nationalität oder anderen nicht relevanten Faktorenbenachteiligt oder bevorzugt werden. | Dies bedeutet, dass die Ausschreibung so formuliert sein sollte, dass sie keine Einschränkungen enthält, die bestimmte Bieter ausschliessen oder benachteiligen. Auch internationale Bieter sollten dieselben Chancen haben wie lokale Anbieter, sofern dies rechtlich zulässig ist. | Technische Spezifikationen sollten so formuliert werden, dass sie keinen bestimmten Anbieter begünstigen (z.B. durch die Verwendung von Markennamen oder Technologien, die nur von bestimmten Anbietern angeboten werden). |
| Wettbewerbsförderung Definition: Die Ausschreibung sollte den Wettbewerb fördern, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und Innovationen zu fördern. | Dies bedeutet, dass die Ausschreibung offen und fair gestaltet sein muss, damit so viele qualifizierte Anbieter wie möglich teilnehmen können. Einschränkungen, die den Wettbewerb behindern könnten, sollten vermieden werden. | Ausschreibungen sollten nicht übermässig restriktiv formuliert werden, sodass nur eine kleine Anzahl von Bietern teilnehmen kann. Eine breite Ausschreibung fördert den Wettbewerb und erhöht die Chancen, das beste Angebot zu erhalten. |
| Verhältnismässigkeit Definition: Die Anforderungen der Ausschreibung müssen verhältnismässig zu den Zielen und zur Grösse des Auftrags sein. Dies bedeutet, dass die Bedingungen und Anforderungen den tatsächlichen Bedürfnissen des Projekts entsprechen müssen. | Der Ausschreibungsprozess sollte weder unnötig komplex noch zu anspruchsvoll sein, wenn dies für den Umfang oder die Art des Projekts nicht erforderlich ist. Kleine oder mittelgrosse Unternehmen sollten nicht durch übermässige administrative Anforderungen ausgeschlossen werden. | Es sollte vermieden werden, übermässige Sicherheiten oder Nachweise zu verlangen, die insbesondere kleinere Anbieter von der Teilnahme ausschliessen könnten. |
| Vertraulichkeit Definition: Die Angebote und sensiblen Informationen der Bieter müssen während des gesamten Ausschreibungsprozesses vertraulich behandelt werden, um Missbrauch und unfairen Wettbewerb zu verhindern. | Die Daten und Angebote der Bieter dürfen nur von denjenigen eingesehen werden, die am Bewertungsprozess beteiligt sind, und es muss sichergestellt werden, dass keine internen Informationen nach aussen gelangen. | Angebote dürfen nicht an andere Bieter oder unbeteiligte Dritte weitergegeben werden, um die Vertraulichkeit der Geschäftsgeheimnisse zu wahren. |
| Wirtschaftlichkeit und Effizienz Definition: Die Ausschreibung sollte darauf abzielen, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen, wobei sowohl der Preis als auch die Qualitätder angebotenen Leistungen berücksichtigt werden. | Es sollten Kriterien definiert werden, die nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität, die Erfahrung und andere Faktoren bewerten, die den Gesamtwertdes Angebots bestimmen. | Ein Angebot, das preislich günstiger ist, aber qualitativ oder zeitlich den Anforderungen nicht entspricht, könnte abgelehnt werden, da es langfristigunwirtschaftlich wäre. |
| Rechtskonformität Definition: Der Ausschreibungsprozess muss den geltenden Gesetzen und Regelungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf Vergaberecht und Vertragsrecht. | Es muss sichergestellt werden, dass alle Vorschriften und gesetzlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden, um Rechtsstreitigkeiten oder Ungültigkeit des Vergabeverfahrens zu vermeiden. | Die Ausschreibung muss so gestaltet sein, dass sie den nationalen oder europäischen Vergaberichtlinienentspricht, insbesondere wenn es sich um öffentliche Aufträge handelt. |
| Nachhaltigkeit Definition: Die Ausschreibung sollte auch Aspekte der Nachhaltigkeitberücksichtigen, z.B. durch die Bewertung der Umweltfreundlichkeitder angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. | Dies kann durch die Einführung von nachhaltigen Kriterien in den Bewertungskatalog geschehen, wie z.B. Energieeffizienz, Materialien, soziale Verantwortung oder CO₂-Emissionen. | Es könnte ein Kriterium für die Umweltfreundlichkeit der Produktion oder für die Einhaltung von sozialen Standards bei der Herstellung von Produkten in der Ausschreibung festgelegt werden. |
Die Grundprinzipien einer erfolgreichen und fairen Ausschreibung – wie Gleichbehandlung, Transparenz, Objektivität, Nichtdiskriminierung und Vertraulichkeit – sorgen dafür, dass alle potenziellen Bieter auf einer fairen Grundlage konkurrieren können. Eine Ausschreibung, die diesen Prinzipien folgt, fördert den Wettbewerb, sichert ein wirtschaftlich optimales Ergebnis und stellt sicher, dass der Prozess rechtlich und ethisch einwandfrei verläuft. Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeit und Effizienz erweitert den Rahmen der Ausschreibung und stellt sicher, dass auch langfristige