Ein strukturiertes Gespräch folgt typischerweise den Hauptphasen: der Anfangsphase, der Gesprächsmitteund der Beendigungsphase. Ein zentraler Bestandteil ist die Gesprächssteuerung, die sicherstellt, dass das Gespräch zielgerichtet und effizient verläuft. Ein Gespräch durchläuft idealerweise die klar definierten Phasen Anfang, Mitte und Ende, die durch eine gezielte Gesprächssteuerung unterstützt werden. Eine klare Struktur trägt dazu bei, das Gespräch effizient und zielorientiert zu gestalten, Konflikte zu moderieren und Ergebnisse sicherzustellen.
Anfangsphase (Eröffnungsphase)
Die Anfangsphase legt den Grundstein für ein erfolgreiches Gespräch, indem sie eine positive Atmosphäre schafft und den Rahmen klärt.
| Element | Beschreibung |
| Begrüssung | Freundliche und respektvolle Begrüssung der Gesprächspartner, um eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. |
| Einstieg | Kurze Einführung in den Kontext des Gesprächs (z. B. „Ich möchte heute über X sprechen“). |
| Zielklärung | Klärung des Gesprächsziels, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den gleichen Fokus haben. |
| Rahmenbedingungen klären | Zeitrahmen, Themen und Ablauf erläutern (z. B. „Wir haben 30 Minuten, um die wichtigsten Punkte zu besprechen“). |
Gesprächsmitte (Hauptteil)
In der Gesprächsmitte findet der inhaltliche Austausch statt. Hier werden die Themen detailliert behandelt, Meinungen ausgetauscht und Entscheidungen vorbereitet.
| Element | Beschreibung |
| Themenbearbeitung | Detaillierte Diskussion der angesprochenen Themen oder Probleme. |
| Fragetechniken anwenden | Offene und geschlossene Fragen, Klärungsfragen und gezielte Nachfragen einsetzen, um Informationen zu erhalten. |
| Aktives Zuhören | Zuhören, Verständnis signalisieren, Paraphrasieren und auf den Gesprächspartner eingehen. |
| Feedback geben | Rückmeldung zu Aussagen oder Ideen des Gesprächspartners geben, um Klarheit zu schaffen. |
| Konflikte moderieren | Falls Differenzen auftreten, moderieren und gemeinsame Lösungen suchen. |
| Ergebnisse sichern | Zwischenergebnisse oder Teilergebnisse zusammenfassen und notieren, um den Überblick zu behalten. |
Beendigungsphase (Abschlussphase)
Die Beendigungsphase dient dazu, das Gespräch geordnet abzuschliessen, offene Punkte zu klären und eine positive Atmosphäre für zukünftige Gespräche zu schaffen.
| Element | Beschreibung |
| Zusammenfassung | Wichtige Ergebnisse, Vereinbarungen und nächste Schritte zusammenfassen. |
| Klärung offener Fragen | Sicherstellen, dass keine offenen Punkte oder Missverständnisse bestehen. |
| Abschluss und Verabschiedung | Gespräch positiv beenden, ggf. einen Folgetermin vereinbaren, und den Gesprächspartner freundlich verabschieden. |
Gesprächssteuerung
Die Gesprächssteuerung ist ein übergreifendes Element, das in allen Phasen angewendet wird, um das Gespräch effektiv zu leiten.
| Techniken der Gesprächssteuerung | Beschreibung |
| Zielorientierung | Gespräch auf das Hauptziel fokussieren, um vom Thema abweichende Inhalte zu vermeiden. |
| Strukturierung | Den Ablauf klar steuern (z. B. durch klare Übergänge zwischen Themen oder Phasen). |
| Zeitmanagement | Den Zeitrahmen im Blick behalten und ggf. auf die Einhaltung hinweisen. |
| Konfliktmanagement | Neutral moderieren, um Konflikte produktiv zu lösen. |
| Flexibilität | Gespräch flexibel anpassen, falls unvorhergesehene Themen auftauchen. |
| Zusammenfassen und Klären | Regelmässige Zwischenzusammenfassungen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. |