Im Rahmen des ICT-Projektportfolio-Managements geht es nicht nur darum, einzelne Projekte erfolgreich durchzuführen, sondern sicherzustellen, dass alle laufenden und geplanten ICT-Projekte auf die strategischen Ziele einer Organisation abgestimmt sind und sich gegenseitig optimal ergänzen.
Ein professionelles Projektportfolio-Management (PPM) besteht nicht nur aus Methoden und Tools, sondern auch eine Kultur der Offenheit und bereichsübergreifenden Zusammenarbeit erfordert. Auf diese Weise kann das Unternehmen sicherstellen, dass wertvolle Ressourcen in die richtigen Projekte fliessen – und die Gesamtorganisation vom ICT-Portfolio nachhaltig profitiert.
Ein professionelles Projektportfolio-Management (PPM) ermöglicht dem Unternehmen:
- Strategische Fokussierung (Nur Projekte, die mit den Unternehmenszielen vereinbar sind, erhalten Ressourcen)
- Transparenz und Prioritätenklarheit (Durch Scorecards, Portfoliodiagramme und standardisierte Berichte kennen alle Beteiligten den Projektwert und -status.)
- Frühzeitige Engpasserkennung (Ressourcenengpässe lassen sich rechtzeitig managen.)
- Kontinuierliches Monitoring (Projekte können schneller an veränderte Ziele oder Marktbedingungen angepasst werden.)
Die Komponenten des ICT-Projektportfolio-Managements umfassen die nachstehenden Punkte. Diese bilden ein integriertes Rahmenwerk, das alle Beteiligten dabei unterstützt, die Vielzahl an ICT-Projekten effizient zu koordinieren und deren Nutzen sowie Effektivität zu maximieren.
Strategische Ausrichtung (Ziele, Strategie)
| Kategorie | Definition | Beispiel |
| Unternehmens- und ICT-Strategie | Projektportfolio-Management dient dem Zusammenspiel zwischen Unternehmens- bzw. ICT-Strategie und der tatsächlichen Projektlandschaft. | – Priorisierung von Projekten anhand strategischer Zielvorgaben (z.B. Digitalisierungsvorhaben, Effizienzsteigerung, Innovationsprojekte). – Sicherstellen, dass Projekte Gesamtwert für das Unternehmen schaffen. |
| Projektportfolio-Ziele | Auf Basis der Strategie werden klare Zielkategorien (z.B. Kostenreduktion, Umsatzsteigerung, Qualitätsverbesserung) definiert, anhand derer später Projekte bewertet werden. | – Kurz- bis mittelfristig: Prozessautomatisierung, IT-Konsolidierung. – Langfristig: Neue Geschäftsmodelle durch KI oder Cloud-Dienste. |
Projektidentifikation (Projektanträge, Ideen erfassen),
| Abschnitt | Beschreibung | Ziel/Nutzen |
| Projektanträge | Ideen oder Anforderungen für neue Projekte werden systematisch erfasst, typischerweise durch Projektanträge, Initiativen aus Fachbereichen oder ICT-Abteilungen. | Einheitliches Schema zur Sammlung (Templates, Checklisten) – inkl. Grobschätzung von Aufwand, Nutzen, Risiken. |
| Klassifikation und Kategorisierung | Projekte werden nach Kriterien klassifiziert, z.B. Grösse, Risikograd, strategischer Relevanz oder Art (z.B. Infrastrukturprojekt, Softwareentwicklung, Innovationsprojekt). | Vergleichbarkeit der Projekte innerhalb des Portfolios. Vereinfachte Priorisierung durch einheitliche Klassifizierungen (z.B. A-, B-, C-Projekte). |
Bewertung & Priorisierung (Scoring, Business Case)
| Methode | Beschreibung | Methoden/Ansatz | Ziel |
| Bewertungsmethoden | Mischung quantitativer (ROI, TCO, Break-even) und qualitativer (strategischer Fit, Innovationsgrad) Kriterien | – Scoring-Modelle – Nutzwertanalyse – Business Case | |
| Portfoliobalance | Balanciert zwischen risikoreichen Innovationsprojekten und sicheren, inkrementellen Projekten | – Portfolio-Diagramme | Ausgewogenheit zwischen kurzfristigen, mittelfristigen und langfristigen Projekterfolgen |
Ressourcenzuteilung & Kapazitätsmanagement
| Ressource | Definition | Beschreibung |
| Ressourcenbedarf | Für jedes Projekt werden Personal, Budget und technische Ressourcen abgeschätzt. | Überlastung der Fachabteilungen oder IT-Teams frühzeitig erkennen. Wechselwirkungen zwischen Projekten analysieren. |
| Kapazitätsmanagement | Abstimmung zwischen geplanten Projektphasen und verfügbarem Personal sowie ICT-Infrastrukturkapazitäten. | Vorausschauende Kapazitätsplanung stellt sicher, dass kritische Skills nicht überbeansprucht werden. Ggf. gezielter Einsatz von externen Ressourcen oder Dienstleistern. |
Steuerung & Monitoring (Portfoliocontrolling, Statusberichte)
| Organ | Definition | Beschreibung |
| Projektportfoliosteuerung und -controlling | Laufendes Monitoring aller Projekte anhand definierter KPIs (z.B. Kosten, Termine, Scope-Fortschritt). Das Portfolio-Controlling sorgt für Eskalation bei Abweichungen. | – Regelmässige Statusberichte: Zusammenfassung der Projektfortschritte (Ampelstatus, Risiken). – Meilenstein-Reviews: Überprüfen, ob Projektziele termingerecht und innerhalb des Budgets erreicht werden. |
| Portfolio-Board / Steuerungsgremien | Ein Portfolio-Board oder Steuerungsausschuss tagt regelmässig, bewertet Projektstatus, trifft Entscheidungen über Projektstart, -stopp oder Umschichtung von Ressourcen. | – Transparente und schnelle Entscheidungsfindung. – Projekte, die massiv vom Plan abweichen, können angepasst oder abgebrochen werden (Fail fast). |
Governance & Rollen (Entscheidungsstrukturen, PPM-Verantwortlicher)
| Art | Rolle | Beschreibung |
| Rollen im Projektportfolio-Management | PPM-Verantwortlicher (Portfolio Manager) | Koordiniert das gesamte Portfolio, sammelt Daten und erstellt Berichte. |
| IT-Management / CIO / Steering Committee | Trifft letztendlich die strategischen Entscheidungen und allokiert Budgets. | |
| Projektleiter | Berichtet Status und Risiken an das Portfoliomanagement. | |
| Entscheidungsstrukturen | Portfolioboard / -komitee | Übergreifende Steuerung und Priorisierung. |
| Fachabteilungen | Liefern Input zu Geschäftsfähigkeiten und Prozessanforderungen. | |
| IT-Finanz-Controller | Überwachen Budget und Kostenentwicklung. |
Kommunikation & Transparenz (Information, Tools)
| Element | Beschreibung | Nutzen/Ziel |
| Offene Informationskultur | Alle Stakeholder sollen einen klaren Überblick über den aktuellen Projektstatus, Ressourcenverfügbarkeiten und Prioritäten haben. | Verringert Konflikte zwischen Projekten um knappe Ressourcen. Erleichtert die Identifikation von Synergien (z.B. geteilte Infrastruktur). |
| Tools und Dokumentation | Der Einsatz von PPM-Software (z.B. für Planungs- und Reportingzwecke) unterstützt die Datenerfassung und Analyse. | Aktualität und Qualität der Projektdaten sicherstellen. Einheitliche Dokumentationsstandards für Budgets, Zeitpläne, Risikoanalysen. |