Das ICT-Projektportfolio-Management (PPM) ist ein umfassender Prozess, der dazu dient, alle ICT-Projekte einer Organisation zu steuern und zu überwachen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Aufgaben und Teilaufgaben, die sicherstellen, dass das Portfolio die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützt, effizient verwaltet wird und einen maximalen Wertbeitrag leistet. Die Kenntnis dieser Aufgaben und Teilaufgaben ist entscheidend für das Verständnis, wie PPM funktioniert und zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
Im Folgenden werden die Aufgaben und Teilaufgaben des Hauptprozesses ICT-Projektportfolio-Management detailliert beschrieben. Durch sorgfältige Durchführung dieser Aufgaben können Organisationen sicherstellen, dass ihr Projektportfolio effizient verwaltet wird und effektiv zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung dieser Aufgaben und Teilaufgaben ist notwendig, um die Relevanz und Effektivität des Projektportfolio-Managements zu gewährleisten und auf Veränderungen in der Organisation oder im Marktumfeld zu reagieren.
| Aufgabe | Teilaufgaben | Beschreibung |
| Projektidentifikation | Sammlung von Projektvorschlägen, Erstbewertung | Identifikation und Sammlung potenzieller Projekte, vorläufige Bewertung ihrer Eignung und strategischen Ausrichtung. |
| Projektbewertung | Detaillierte Analyse, Bewertungskriterien festlegen | Tiefgehende Bewertung der Projekte anhand festgelegter Kriterien wie strategische Bedeutung, erwarteter Wertbeitrag, Risiken und Ressourcenbedarf. |
| Projektpriorisierung | Priorisierungsmethoden anwenden, Entscheidungen treffen | Festlegung der Reihenfolge der Projekte basierend auf ihrer Bewertung und strategischen Bedeutung, Entscheidung über die Aufnahme in das Portfolio. |
| Ressourcenallokation | Ressourcenplanung, Zuweisung | Planung und Zuweisung von Ressourcen (Personal, Budget, Zeit) zu den ausgewählten Projekten im Portfolio. |
| Portfolioüberwachung | Leistungsüberwachung, Fortschrittskontrolle | Kontinuierliche Überwachung der Leistung und des Fortschritts des Portfolios, Überprüfung der Zielerreichung und Anpassung bei Bedarf. |
| Risikomanagement | Risikoanalyse, Risikominderungsstrategien | Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken auf Portfolioebene, Entwicklung und Umsetzung von Risikominderungsstrategien. |
| Stakeholder-Kommunikation | Informationsverteilung, Feedback einholen | Regelmässige Kommunikation mit allen relevanten Stakeholdern, Bereitstellung von Informationen über den Status und die Leistung des Portfolios, Einholung von Feedback. |
| Änderungsmanagement | Änderungen erfassen, bewerten und umsetzen | Erfassung, Bewertung und Genehmigung von Änderungen im Portfolio, Anpassung der Projekte und Ressourcen entsprechend. |
| Portfolio-Review | Leistungsbewertung, strategische Überprüfung | Regelmässige Überprüfung des Portfolios, um seine Leistung zu bewerten und seine Ausrichtung mit den Unternehmenszielen sicherzustellen. |
| Dokumentation und Reporting | Berichterstattung, Dokumentenpflege | Erstellung und Pflege von Dokumenten und Berichten über das Portfolio und seine Projekte, Bereitstellung von Informationen für Entscheidungsträger. |