Delegation
Delegieren bedeutet, Aufgaben, Verantwortungen oder Befugnisse von einer Führungsperson auf eine andere Person, häufig ein Teammitglied, zu übertragen. Das Ziel des Delegierens ist es, die Arbeitslast effizient zu verteilen, die Fähigkeiten und Stärken der Teammitglieder zu nutzen und der Führungskraft mehr Zeit für strategische Aufgaben zu verschaffen. Gleichzeitig ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln, indem sie neue Verantwortungen übernehmen und ihre Fähigkeiten erweitern.
Stufen der Delegation
Die Stufen der Delegation beschreiben die verschiedenen Grade der Entscheidungs- und Handlungsfreiheit, die einer Person bei der Übertragung von Aufgaben gewährt werden können. Diese Stufen helfen Führungskräften, den Grad der Autonomie anzupassen, abhängig von der Kompetenz und Erfahrung des Mitarbeitenden sowie der Komplexität der Aufgabe.
| Schritt | Beschreibung |
| Anweisen (Anordnen) | Die Führungskraft gibt genaue Anweisungen und erklärt dem Mitarbeitenden Schritt für Schritt, was zu tun ist. Der Mitarbeitende hat wenig bis keinen Spielraum für eigene Entscheidungen und führt die Aufgabe exakt nach den Vorgaben der Führungskraft aus. Diese Stufe ist angemessen, wenn der Mitarbeitende noch nicht vertraut mit der Aufgabe ist oder die Aufgabe sehr präzise durchgeführt werden muss. |
| Informieren und Erklären (Erklären) | Die Führungskraft erklärt dem Mitarbeitenden die Aufgabe, das Ziel und den Kontext und gibt möglicherweise einige Handlungsvorschläge. Der Mitarbeitende hat jedoch etwas mehr Spielraum, um die Aufgabe eigenständig auszuführen. Dies erfordert, dass der Mitarbeitende ein gewisses Mass an Verständnis für die Aufgabe hat. |
| Vorschläge einholen (Beraten) | Der Mitarbeitende wird aufgefordert, eigene Ideen und Vorschläge für die Durchführung der Aufgabe zu entwickeln. Die endgültige Entscheidung und Verantwortung liegt jedoch noch bei der Führungskraft, die die Vorschläge prüft und genehmigt, bevor der Mitarbeitende mit der Umsetzung beginnt. |
| Entscheidung delegieren mit Berichtspflicht (Mitentscheiden) | Der Mitarbeitende trifft Entscheidungen eigenständig und führt die Aufgabe selbstständig durch, ist jedoch verpflichtet, die Führungskraft regelmässig über den Fortschritt zu informieren. Diese Stufe zeigt hohes Vertrauen in die Fähigkeiten des Mitarbeitenden, wobei die Führungskraft dennoch informiert bleibt und bei Bedarf eingreifen kann. |
| Vollständige Delegation (Übertragen) | Der Mitarbeitende hat die volle Verantwortung für die Aufgabe, einschliesslich der Entscheidungsfindung und Durchführung. Es ist keine regelmässige Berichterstattung notwendig, und die Führungskraft wird nur informiert, wenn Probleme auftreten oder wenn das Ergebnis vorliegt. Dies ist die höchste Stufe der Delegation und erfordert grosses Vertrauen in die Kompetenz und Zuverlässigkeit des Mitarbeitenden. |
Prozess der Delegation
| Schritt | Beschreibung |
| Aufgaben identifizieren | Identifikation der zu delegierenden Aufgaben (Routineaufgaben, wiederkehrende Aufgaben oder Projekte, die nicht zwingend von dir selbst erledigt werden müssen.) |
| Geeignete Person auswählen | Bestimmung der für die Aufgabenausführung geeignete Person. Wichtig ist zu beachten, dass die Person die Kompetenz entweder bereits besitzt die Aufgabe auszuführen oder das Potenzial hat diese zu entwickeln. |
| Aufgebe beschreiben | Aufgabe klar und verständlich beschreiben: – Definiere, was erreicht werden soll, inklusive spezifischer Erwartungen und Erfolgskriterien. – Informiere über die verfügbaren Ressourcen und die Unterstützung, die du oder andere bieten können. – Gib klare Zeitvorgaben an, wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss. |
| Übergabe von Verantwortung und Entscheidungsbefugnis | Gib dem Mitarbeitenden die notwendige Verantwortung und Entscheidungsbefugnis, um die Aufgabe eigenständig ausführen zu können. Es ist wichtig, dass die Person nicht nur für die Aufgabe verantwortlich ist, sondern auch die Befugnis hat, Entscheidungen zu treffen, die zur Erledigung der Aufgabe notwendig sind. |
| Überwachung und Feedback | Behalte den Fortschritt der delegierten Aufgabe im Auge, ohne micromanaging zu betreiben. – Setze regelmässige Check-ins, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft und um eventuell auftretende Probleme frühzeitig zu erkennen. – Gib konstruktives Feedback, um den Mitarbeitenden zu unterstützen und seine Leistung zu verbessern. |
| Bewertung und Lob | Bewerte das Ergebnis der delegierten Aufgabe. Wenn die Arbeit erfolgreich abgeschlossen wurde, gib Anerkennung und positive Rückmeldung. Wenn es Verbesserungspotenzial gibt, besprich konstruktiv, was besser gemacht werden könnte. |
| Reflexion | Führe nach Abschluss der Aufgabe eine Reflexion durch, um aus der Erfahrung zu lernen. Was lief gut? Was könnte beim nächsten Mal besser gemacht werden? Diese Nachbereitung hilft sowohl dir als auch dem Mitarbeitenden, sich kontinuierlich zu verbessern. |