Aufbau und Inhalte einer Ausschreibung

Der Aufbau und der Inhalt einer Ausschreibung folgen einem klaren, strukturierten Prozess, der alle wesentlichen Informationen für eine faire und transparente Bewertung der Angebote bereitstellt. Die Ausschreibungsunterlagen enthalten dabei detaillierte Leistungsanforderungen (Leistungsverzeichnis und Pflichtenheft), Vertragsbedingungen, geforderte Leistungsnachweise, sowie klare Bewertungskriterienund Fristen. Diese Elemente stellen sicher, dass alle Anbieter gleich behandelt werden und ihre Angebote vergleichbar sind. Durch die Einhaltung dieser Struktur können Auftraggeber sicherstellen, dass sie die bestmögliche Lösung für ihre Beschaffungsvorhaben erhalten und gleichzeitig Transparenz und Fairness im gesamten Verfahren gewährleisten.

1. Einleitung und allgemeine Informationen

a) Ziel und Zweck der Ausschreibung

• Beschreibung des Projekts: Eine kurze Einführung, die den Hintergrund, den Zweck und die Ziele der Ausschreibung beschreibt. Dies bietet den Anbietern einen Überblick, warum das Projekt durchgeführt wird.
• Auftraggeber: Informationen zum Auftraggeber, einschliesslich Kontaktdaten für Rückfragen oder Kommunikation während des Ausschreibungsprozesses.

b) Ausschreibungsverfahren

• Art des Verfahrens: Offenes, selektives oder freihändiges Verfahren (je nach Ausschreibung).
• Fristen und Termine: Wichtige Meilensteine des Ausschreibungsverfahrens, einschliesslich:
• Frist für Rückfragen der Anbieter.
• Frist für die Einreichung der Angebote.
• Datum der Bekanntmachung des Zuschlags.
• Rückfragen: Informationen darüber, wie und bis wann Rückfragen eingereicht werden können und wann und wie die Antworten an alle Bieter kommuniziert werden.
• Sprache: In welcher Sprache die Angebote und die Kommunikation erfolgen müssen.

2. Leistungsbeschreibung (Leistungsverzeichnis / Lastenheft)

a) Leistungsverzeichnis / Lastenheft

• Definition der Anforderungen: Das Leistungsverzeichnis (oft auch Lastenheft genannt) enthält eine detaillierte Beschreibung der zu erbringenden Leistungen oder Lieferungen. Dies umfasst:
• Technische Anforderungen: Spezifische Details zu den benötigten Produkten, Dienstleistungen oder Arbeiten (z.B. Spezifikationen für eine IT-Lösung, Hardware, Bauleistungen, etc.).
• Mengen und Mengenangaben: Genaue Mengenangaben zu den geforderten Leistungen oder Lieferungen (z.B. Anzahl der zu liefernden Einheiten, Umfang der zu erbringenden Dienstleistungen).
• Qualitätsanforderungen: Anforderungen an die Qualität und Leistungsfähigkeit der geforderten Leistungen.
• Einsatzort: Ort, an dem die Leistung erbracht wird oder die Waren geliefert werden sollen.

b) Leistungsumfang

• Detaillierter Umfang: Beschreibung des gesamten Leistungsumfangs des Projekts. Es muss klar definiert werden, welche Teilaufgaben und Verantwortlichkeiten in den Leistungsumfang fallen.
• Schnittstellen: Beschreibung, wie die Leistung in bestehende Systeme oder Infrastrukturen integriert wird (falls zutreffend).

3. Pflichtenheft

Ein Pflichtenheft beschreibt, wie die vom Auftraggeber im Lastenheft definierten Anforderungen konkret durch den Anbieter umgesetzt werden. Es beschreibt die technischen Details und die Verantwortlichkeiten des Anbieters.

Inhalt:

• Detaillierte technische Umsetzung: Wie wird die geforderte Leistung umgesetzt? (z.B. technische Details zur Systemintegration, Methoden zur Leistungserbringung, usw.).
• Spezifische technische Lösungen: Beschreibung der von den Anbietern vorgeschlagenen Lösungsansätzeund technischen Details zur Erfüllung der Anforderungen.
• Projektphasen und Zeitpläne: Geplanter Ablauf des Projekts, einschliesslich wichtiger Meilensteine.

4. Vertragsbedingungen und rechtliche Anforderungen

a) Vertragsentwurf

• Vertragsstruktur: Ein Mustervertrag oder Entwurf eines Vertrags, der im Falle eines Zuschlags zur Anwendung kommt, sollte Teil der Ausschreibung sein. Dieser definiert:
• Rechte und Pflichten beider Parteien (Auftraggeber und Anbieter).
• Zahlungsmodalitäten (z.B. Meilensteinzahlungen, Vorauszahlungen, etc.).
• Liefer- und Leistungsfristen.
• Sanktionen bei Nichterfüllung oder Verzug.
• Vertragslaufzeit und Kündigungsregelungen.

b) Geforderte Nachweise und Zertifikate

• Leistungsnachweise: Der Anbieter muss bestimmte Leistungsnachweise erbringen, um seine Fähigkeit zu belegen, die ausgeschriebene Leistung zu erbringen. Diese Nachweise umfassen:
• Referenzen von vergleichbaren Projekten.
• Zertifikate oder Qualifikationen (z.B. ISO-Zertifizierungen, Qualitätssiegel, Fachkenntnisse).
• Finanzielle Leistungsfähigkeit: Bestätigungen oder Nachweise, dass der Anbieter in der Lage ist, den Auftrag finanziell zu erfüllen (z.B. Bilanzen, Bankauskünfte).
• Versicherungsnachweise: Dokumentation über erforderliche Versicherungen (z.B. Haftpflichtversicherung).

c) Rechtliche Bestimmungen

• Compliance-Vorgaben: Der Anbieter muss sich an alle gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen halten, die für die Durchführung des Projekts gelten (z.B. Umweltauflagen, Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO).
• Rechtskonformität: Alle Angebote müssen im Einklang mit den nationalen und internationalen Rechtsvorschriften stehen.

5. Kriterien für die Angebotsbewertung

a) Bewertungskriterien

• Preis: Der Preis ist ein zentrales Bewertungskriterium, aber oft nicht das einzige. Es muss klar angegeben sein, wie der Preis bewertet wird und ob es etwa Pauschalpreise oder variable Preismodelle gibt.
• Qualität der angebotenen Leistung: Neben dem Preis ist auch die Qualität des Angebots entscheidend. Hierzu können technische Spezifikationen, Materialien oder die Expertise des Anbieters zählen.
• Erfahrung und Referenzen: Das Erfahrungsniveau des Anbieters wird berücksichtigt, um sicherzustellen, dass er vergleichbare Projekte bereits erfolgreich durchgeführt hat.
• Zeitplan und Verfügbarkeit: Die Fähigkeit des Anbieters, die Leistung in der vorgegebenen Zeit zu erbringen.
• Nachhaltigkeit: Bei einigen Ausschreibungen wird auch der ökologische und soziale Einfluss des Angebots berücksichtigt.
• Gesamtbewertung: Die Ausschreibungsunterlagen sollten klar definieren, wie die Kriterien gewichtet werden (z.B. Preis 40%, Qualität 30%, Referenzen 20%, Nachhaltigkeit 10%).

b) Punktebewertungssystem

• Punktevergabe: Ein transparentes Punktesystem, das auf den Bewertungskriterien basiert, hilft dabei, die Angebote fair und objektiv zu bewerten.
• Gewichtung: Die Gewichtung der Kriterien wird klar kommuniziert, sodass die Anbieter wissen, welche Aspekte besonders wichtig sind.

6. Fristen und Termine

a) Einreichungsfrist

• Ablaufdatum: Eine klare Angabe, bis wann die Angebote eingereicht werden müssen. Dies umfasst auch Details zum Einreichungsweg (elektronisch oder postalisch).

b) Bindefrist der Angebote

• Angebotsbindefrist: Die Zeit, für die die Anbieter an ihr Angebot gebunden sind. In der Regel bleibt das Angebot für einen bestimmten Zeitraum nach der Einreichung gültig.

7. Verfahrensregeln für die Angebotsprüfung

a) Öffnung der Angebote

• Verfahren zur Angebotsöffnung: Informationen darüber, wann und wie die Angebote geöffnet werden und ob dies öffentlich erfolgt.

b) Prüfung der Eignung

• Eignungsprüfung: Prüfung, ob die Anbieter geeignet sind, das Projekt umzusetzen, basierend auf den eingereichten Nachweisen und Qualifikationen.

c) Verhandlungen (falls vorgesehen)

• Verhandlungen: Falls Verhandlungen mit den besten Anbietern geplant sind, sollten diese klar beschrieben werden.

8. Bekanntmachung des Zuschlags

a) Bekanntgabe des Entscheids

• Zuschlagserteilung: Zeitpunkt und Verfahren der Bekanntgabe, an wen der Auftrag vergeben wird, sowie die Information an die nicht erfolgreichen Bieter.

b) Rechtsmittel

• Rechtsmittelbelehrung: Angaben zu den Rechtsmitteln, die die Anbieter einlegen können, falls sie mit dem Entscheid nicht einverstanden sind.