RFI, RFP und RFQ werden häufig verwechselt – oder falsch eingesetzt. Der richtige Einsatz spart Zeit für Auftraggeber und Anbieter und führt zu besseren Ausschreibungsergebnissen.
Drei Ausschreibungsinstrumente
| Instrument | Zweck | Einsatz | Detailtiefe |
|---|---|---|---|
| RFI | Marktexploration: Was können Anbieter? Was kostet es grob? | Frühe Phase; bevor Anforderungen klar sind; Marktüberblick gewinnen | Gering: allgemeine Unternehmensinfos, grundlegende Fähigkeiten |
| RFP | Vollständiges Angebot: Wie löst der Anbieter unser Problem? Was kostet es? | Wenn Anforderungen definiert, aber Lösung offen ist; Anbieter sollen Konzept einreichen | Hoch: Lösungskonzept, Projektplan, Referenzen, detaillierter Preis |
| RFQ | Preisanfrage für klar definierte Spezifikationen | Wenn Spezifikationen eindeutig sind und nur der Preis verglichen werden soll (Commodity) | Minimal: nur Preis und Lieferkonditionen für definierte Specs |
Einsatzreihenfolge in der Praxis
Typisches Vorgehen: RFI → RFP → Verhandlung/Abschluss. Ausserdem zeigt RFI was der Markt kann (4–6 Wochen). Überdies fordert RFP detaillierte Angebote der qualifizierten Anbieter an (6–8 Wochen). Für Commodity-Beschaffungen (standardisierte Hardware, Cloud-Lizenzen): RFQ genügt, RFP ist zudem Overengineering. Fehler: RFP schicken, wenn die Anforderungen noch unklar sind – dann kommen unvergleichbare Angebote, weil jeder Anbieter Annahmen anders trifft.
Fazit
Das richtige Instrument für die richtige Phase spart allen Beteiligten Zeit und Geld. Überdies kostet ein RFI wenig und gibt viel Orientierung – zu oft wird er übersprungen.
Weiterführend: Submissionsverfahren Schritt für Schritt | BöB & SIMAP
Quellen
- PMI (2021). PMBOK Guide, 7. Auflage. Project Management Institute.
