Der Projektportfolio-Prozess ist ein zentrales Element des ICT-Managements, da er die Priorisierung, Steuerung und Überwachung von Projekten sicherstellt. Regelmässige Überprüfungen der Zielsetzungen, Vorgaben und Rahmenbedingungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Prozess weiterhin effektiv auf die strategischen und operativen Anforderungen abgestimmt ist. Aus diesen Überprüfungen können Verbesserungsmassnahmen abgeleitet werden, um die Effizienz und Qualität des Projektportfolio-Managements kontinuierlich zu steigern.
| Aspekt | Beschreibung | Vorgehen | Potenzielle Verbesserungsmassnahmen |
| Zielsetzungen | Sicherstellen, dass die Ziele des Projektportfolios weiterhin mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. | Analyse der strategischen Ausrichtung, Abgleich der Portfolioziele mit den Unternehmensprioritäten. | Anpassung der Portfolioziele, Priorisierung neuer strategischer Projekte. |
| Vorgaben und Rahmenbedingungen | Überprüfung von Regularien, Prozessen und Richtlinien im Kontext aktueller Marktbedingungen und interner Veränderungen. | Evaluation der Einhaltung und Aktualität der bestehenden Richtlinien. | Aktualisierung der Vorgaben, Einführung neuer Standards, Reduktion von Bürokratie. |
| Operative Abwicklung | Bewertung der Effizienz und Effektivität der Prozesse im Tagesgeschäft. | Prozessanalyse, Feedback von Stakeholdern, Identifikation von Engpässen oder Ineffizienzen. | Optimierung von Arbeitsabläufen, Automatisierung von Routineprozessen, Schulung der Beteiligten. |
| Messung und Reporting | Sicherstellen, dass die Berichterstattung aussagekräftig und relevant ist. | Analyse der KPIs, Prüfung der Vollständigkeit und Genauigkeit der Berichte. | Einführung neuer KPIs, Verbesserung der Reporting-Systeme, Integration moderner Analysetools. |
Die Überprüfung des Projektportfolio-Prozesses liefert Einblicke in Schwachstellen und Potenziale. Verbesserungsmassnahmen sollten klar priorisiert und in einem Plan festgehalten werden. Beispiele:
- Integration neuer Markttrends und Technologien.
- Vereinfachung von Entscheidungswegen, Einführung agiler Methoden.
- Einsatz moderner Projektmanagement-Tools zur Effizienzsteigerung.
Ein effektives Projektportfolio-Management erfordert regelmässige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass es mit den strategischen Zielen, internen Anforderungen und externen Rahmenbedingungen in Einklang steht. Durch die Analyse und Ableitung von Verbesserungsmassnahmen wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Flexibilität des Unternehmens erhöht.