Als ICT-Manager ist die rechtzeitige und vollständige Bereitstellung von Statusinformationen ein Schlüsselfaktor für die effektive Berichterstattung und Steuerung von Projekten. Ohne diese Basis wird die Überwachung des Projektfortschritts, die Identifikation von Risiken und die Einleitung von Gegenmassnahmen erschwert. Die Verfügbarkeit präziser Daten in einem geeigneten Format ermöglicht fundierte Entscheidungen und stärkt die Gesamttransparenz im Projektportfolio.
| Aspekt | Beschreibung |
| Rechtzeitigkeit | Ermöglicht schnelle Reaktionen auf Abweichungen, unterstützt proaktive Steuerung und Risikomanagement, vermeidet Verzögerungen bei Entscheidungen auf Managementebene |
| Vollständigkeit | Sicherstellt, dass alle relevanten Aspekte wie Zeit, Kosten, Ressourcen und Qualität berücksichtigt werden, verhindert Fehleinschätzungen durch lückenhafte Daten, schafft Vertrauen bei Stakeholdern und im Projektteam |
Bei der Datenerfassung gibt es nachfolgende Herausforderungen, die bewältigt werden müssen:
- Uneinheitliche Berichtsformate.
- Verzögerungen durch manuelle Prozesse oder fehlende Automatisierung.
- Mangelnde Datenqualität, z. B. durch unvollständige oder fehlerhafte Eingaben.
Die Herausforderungen können mit nachfolgenden Methoden gemeistert werden:
| Bereich | Details |
| Standardisierte Berichtsformate | Einheitliche Vorlagen für alle Projekte, klar definierte Kriterien für die einzuliefernden Daten |
| Automatisierung | Nutzung von Projektmanagement-Tools wie Jira, MS Project oder Smartsheet, Echtzeit-Datenübertragung zwischen Systemen |
| Regelmässige Reviews | Periodische Überprüfung der gelieferten Daten durch Projektleiter und Portfolio-Manager, Sicherstellung der Qualität und Konsistenz der Berichterstattung |
Rechtzeitige und vollständige Statusinformationen sind unverzichtbar für die Steuerung von Projekten und Portfolios. Sie ermöglichen fundierte Entscheidungen, schaffen Transparenz und verbessern die Gesamtperformance des ICT-Managements. Durch standardisierte Prozesse, Automatisierung und regelmässige Überprüfungen können ICT-Manager sicherstellen, dass die gelieferten Daten zuverlässig und nutzbar sind.
| Bereich | Information | Zweck | Verantwortlich |
| Zeitplan | Meilensteinfortschritt | Überwachung der Deadlines | Projektleiter |
| Kosten | Budget vs. Ist-Kosten | Finanzielle Kontrolle | Finanzabteilung |
| Qualität | Testergebnisse | Sicherstellung der Standards | QA-Team |
| Ressourcen | Auslastung der Teams | Optimierung der Kapazitäten | Ressourcenmanager |