Führungskräfte stehen häufig vor der Herausforderung, in unterschiedlichen Gesprächssituationen klärend zu wirken. Klärende Gespräche erfordern die Fähigkeit, Missverständnisse zu beseitigen, Erwartungen klarzustellen, Konflikte zu lösen und Entscheidungen zu kommunizieren.
| Gesprächssituation | Verhalten |
| Zielvereinbarungsgespräch | – Eine Führungskraft sollte zu Beginn eines Zielvereinbarungsgesprächs klare, spezifische und messbare Ziele setzen, die für den Mitarbeiter verständlich und erreichbar sind. – Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Ziele vollständig versteht, sollten offene Fragen gestellt werden, wie „Wie verstehen Sie dieses Ziel?“ oder „Gibt es Aspekte, die unklar sind?“. – Ziele können in einem dialogischen Prozess gemeinsam mit dem |
| Konfliktklärung und Deeskalation | – Eine Führungskraft sollte sich neutral verhalten und nicht voreingenommen sein. Es ist wichtig, beiden Seiten gleichberechtigt zuzuhören und keine Vorurteile zu zeigen. – Die Führungskraft sollte Fakten von Meinungen trennen und gezielt nachfragen, um die Ursachen des Konflikts zu identifizieren. Fragen wie „Was genau ist passiert?“ oder „Wie haben Sie die Situation erlebt?“ helfen, Klarheit zu schaffen. – Das Gespräch sollte sich auf die Lösung des Konflikts konzentrieren, anstatt die Schuldfrage zu klären. Führungskräfte können dabei unterstützen, gemeinsame Lösungsansätze zu entwickeln und zu einem Konsens zu gelangen. |
| Feedbackgespräch | – Feedback sollte immer anhand konkreter Beispiele gegeben werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Anstatt allgemeine Aussagen wie „Ihre Leistung war nicht gut“ zu machen, sollte die Führungskraft konkret sagen: „In Projekt X gab es Verzögerungen, weil wichtige Informationen fehlten.“ – Führungskräfte sollten klar kommunizieren, welche Erwartungen sie an den Mitarbeiter haben und wie er sich verbessern kann. Dabei sollte auch eine positive Perspektive vermittelt werden: „Ich erwarte in Zukunft eine bessere Vorbereitung auf Meetings. Welche Unterstützung benötigen Sie, um dies zu erreichen?“ – Die Führungskraft sollte dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen oder seine Sichtweise darzulegen, um sicherzustellen, dass das Feedback verstanden und akzeptiert wird. |
| Entscheidungsfindung | – Führungskräfte sollten den Entscheidungsprozess transparent machen, indem sie die Gründe für eine bestimmte Entscheidung klar erläutern. Dies fördert das Verständnis und die Akzeptanz im Team. – Bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, sollten die Meinungen und Bedenken der Teammitglieder eingeholt werden. Fragen wie „Welche Auswirkungen sehen Sie bei dieser Entscheidung?“ oder „Gibt es Einwände, die wir berücksichtigen sollten?“ helfen, ein vollständiges Bild zu bekommen. – Wenn möglich, sollte eine konsensbasierte Entscheidung angestrebt werden. Wenn ein Konsens nicht möglich ist, sollte die Führungskraft die Entscheidung klar kommunizieren und die Gründe dafür offenlegen. |
| Ankündigung von Veränderungen | – Bei der Ankündigung von Veränderungen sollten Führungskräfte klar und offen über den Grund für die Veränderungen sprechen. Sie sollten darlegen, wie die Veränderungen sich auf das Team auswirken und welche Vorteile sie bringen. – Führungskräfte sollten auf die möglichen Ängste und Sorgen der Mitarbeiter eingehen und Raum für Fragen bieten. Es ist wichtig, Unsicherheiten zu adressieren und Unterstützung anzubieten. – Die Führungskraft sollte deutlich machen, welche Schritte als nächstes unternommen werden und welche Unterstützung den Mitarbeitern während der Veränderung zur Verfügung steht. |
| Mitarbeitergespräch | – Eine Führungskraft sollte sowohl positive Aspekte der Leistung als auch Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind, offen ansprechen. Dabei sollte immer eine konstruktive und motivierende Haltung eingenommen werden. – Führungskräfte sollten im Leistungsgespräch die zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten des Mitarbeiters aufzeigen und gemeinsam Ziele für das kommende Jahr festlegen. – Das Gespräch sollte mit klaren Vereinbarungen abgeschlossen werden, z.B. durch eine schriftliche Festlegung der Ziele und Massnahmen, um eine klare Orientierung für das nächste Jahr zu geben. |
| Krisenmanagement | – In Krisensituationen ist es entscheidend, dass Führungskräfte Ruhe ausstrahlen und die Situation sachlich analysieren, um panische Reaktionen zu vermeiden. – Führungskräfte sollten klare Anweisungen geben und gleichzeitig Zuversicht vermitteln, dass die Situation bewältigt werden kann. Es ist wichtig, dass die Führungskraft einen Plan präsentiert und zeigt, dass die Kontrolle über die Situation behalten wird. – Führungskräfte sollten sicherstellen, dass alle Beteiligten kontinuierlich über den Fortschritt informiert werden, um Vertrauen zu schaffen und Unsicherheiten zu reduzieren. |