Die Erfassung von ICT-Leistungen ist ein wesentlicher Bestandteil des ICT-Managements und bildet die Grundlage für eine transparente Leistungsbewertung, Abrechnung und Optimierung. Unternehmen sind darauf angewiesen, ICT-Ressourcen und -Dienstleistungen präzise zu dokumentieren, um den Überblick über Kosten, Auslastung und Effizienz zu behalten. Dieser Prozess stellt sicher, dass Leistungen korrekt erfasst, nachvollziehbar verwaltet und gezielt weiterentwickelt werden können. Eine saubere Erhebung und Verwaltung der ICT-Leistungen bildet nicht nur die Grundlage für eine faire Verrechnung, sondern auch für zukünftige Planungen und Investitionen.
Die Erfassung von ICT-Leistungen erfolgt in mehreren klar definierten Schritten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen dokumentiert und verwaltet werden.
| Schritt | Beschreibung | Beispiel |
| Erhebung der Leistungen | Sammlung von Daten zu allen ICT-Dienstleistungen und -Ressourcen. | Erfassung der geleisteten Stunden für IT-Support oder Wartung. |
| Dokumentation | Systematische Aufzeichnung der erbrachten Leistungen in standardisierten Formaten. | Erstellung von Berichten und Logs zu Software-Installationen. |
| Kategorisierung und Zuordnung | Einordnung der erfassten Leistungen nach Kategorien oder Projekten. | Zuordnung von Support-Tickets zu Projekten oder Abteilungen. |
| Verrechnung und Abrechnung | Kalkulation und Abrechnung der erfassten Leistungen gegenüber internen oder externen Kunden. | Verrechnung der genutzten Serverstunden an Projektteams. |
| Verwaltung und Archivierung | Verwaltung der erfassten Leistungen in einem zentralen System zur Nachvollziehbarkeit. | Speicherung der Berichte in einer ICT-Datenbank. |
| Analyse und Optimierung | Auswertung der erfassten Daten zur Identifikation von Effizienzpotenzialen. | Analyse der Auslastung von ICT-Ressourcen zur Kostenoptimierung. |
Eine präzise und strukturierte Erfassung der ICT-Leistungen erfordert die Einhaltung nachfolgender Grundsätze:
- Transparenz: Leistungen müssen klar und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Standardisierung: Einheitliche Formate und Tools zur Erfassung der Leistungen sind unerlässlich.
- Automatisierung: Automatische Erfassung und Integration in bestehende Systeme zur Fehlerreduktion.
- Nachvollziehbarkeit: Jede erfasste Leistung sollte zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar sein.
Unternehmen ziehen aus der strukturierten Erfassung der ICT-Leistungen folgende Vorteile:
- Kostentransparenz: Klare Übersicht über alle ICT-Leistungen und deren Kosten.
- Effizienzsteigerung: Engpässe und ineffiziente Prozesse werden frühzeitig erkannt.
- Bessere Ressourcenplanung: Ressourcen können bedarfsgerecht verteilt und zugeordnet werden.
- Nachvollziehbare Verrechnung: Fairere Abrechnung der ICT-Leistungen, sowohl intern als auch extern.
Unternehmen sind bei systematischen Erfassung der ICT-Leistungen mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert, die es zu bewältigen gilt.
| Herausforderung | Lösung |
| Fehlende Transparenz | Einführung eines zentralen Erfassungssystems für alle ICT-Leistungen |
| Ungenaue Dokumentation | Schulung der Mitarbeitenden zur präzisen Erfassung und Nutzung standardisierter Formate |
| Manuelle Fehler | Einsatz automatisierter Tools zur Leistungserfassung und -verwaltung |
Die systematische Erfassung von ICT-Leistungen ist ein wichtiger Bestandteil des ICT-Prozessmanagements und trägt massgeblich zur Effizienz und Transparenz im Unternehmen bei. Durch standardisierte und automatisierte Prozesse können Unternehmen ihre ICT-Ressourcen optimal nutzen und gleichzeitig eine faire und nachvollziehbare Verrechnung sicherstellen. Dies schafft nicht nur Vertrauen und Klarheit innerhalb des Unternehmens, sondern bildet auch die Grundlage für zukünftige Innovationen und Prozessverbesserungen.