In Unternehmen ist die Kontrolle und Reduktion von Kosten ein wesentlicher Faktor für die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Besonders in der ICT, wo Projekte und Prozesse oft komplex und ressourcenintensiv sind, ist es entscheidend, die Kostentreiber zu identifizieren und gezielt zu optimieren. Kostentreiber sind die Faktoren, die massgeblich die Höhe der Prozesskosten beeinflussen. Ein strukturiertes Vorgehen zur Analyse und Ermittlung dieser Treiber ermöglicht es, unnötige Ausgaben zu minimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen.
Die Identifikation von Kostentreibern erfolgt in mehreren Schritten und erfordert eine detaillierte Analyse der Unternehmensprozesse. Ziel ist es, herauszufinden, welche Tätigkeiten die höchsten Kosten verursachen und welche Hebel zur Optimierung bestehen.
| Schritt | Beschreibung | Beispiel |
| Erfassung der Prozesse | Alle relevanten Geschäftsprozesse werden dokumentiert und analysiert. | Erhebung der ICT-Support-Prozesse in einem Unternehmen. |
| Zuordnung von Prozesskosten | Die Kosten der einzelnen Prozesse werden erfasst und pro Einheit berechnet. | Ermittlung der Kosten pro Support-Ticket oder Anfrage. |
| Identifikation der Kostentreiber | Analyse, welche Aktivitäten oder Ressourcen die höchsten Kosten verursachen. | Hohe Bearbeitungszeit pro Ticket durch manuelle Prozesse. |
| Benchmarking und Vergleich | Vergleich der Prozesskosten mit internen oder externen Benchmarks. | Vergleich der Supportkosten mit Branchenstandards. |
| Ableitung von Massnahmen | Entwicklung von Strategien zur Reduzierung der identifizierten Kostentreiber. | Automatisierung von Routineanfragen zur Entlastung der IT-Abteilung. |
Eine bewährte Methode zur Identifikation von Kostentreibern ist die Prozesskostenrechnung. Dabei werden die Kosten nicht nur einzelnen Produkten oder Abteilungen zugewiesen, sondern entlang der gesamten Prozesskette analysiert.
| Element der Prozesskostenrechnung | Beschreibung | Beispiel |
| Prozesskostensätze | Durchschnittliche Kosten pro Prozessschritt oder -einheit. | 50 CHF pro Support-Ticket. |
| Hauptprozesse | Kernprozesse mit hohem Einfluss auf die Gesamtleistung. | Software-Entwicklung oder Helpdesk. |
| Teilprozesse | Detaillierte Unterschritte eines Hauptprozesses. | Fehleranalyse innerhalb des Supports. |
| Kostentreiberanalyse | Identifikation der Faktoren, die die höchsten Kosten verursachen. | Manuelle Datenverarbeitung und fehlende Automatisierung. |
Sobald die Kostentreiber identifiziert sind, können gezielte Massnahmen zur Optimierung ergriffen werden.
| Massnahme | Nutzen für das Unternehmen |
| Automatisierung von Routineaufgaben | Reduzierung von Bearbeitungszeiten und Entlastung der Mitarbeiter. |
| Prozessstandardisierung | Verringerung von Fehlerquoten und Steigerung der Effizienz. |
| Outsourcing bestimmter Tätigkeiten | Kostensenkung durch externe Spezialisten oder Dienstleister. |
| Einsatz neuer Technologien | Einführung neuer Tools zur Verbesserung der Produktivität. |
| Schulung der Mitarbeitenden | Bessere Qualifikation zur effizienteren Bearbeitung komplexer Aufgaben. |
Unternehmen ziehen aus der Kostentreiberanalyse folgende Vorteile:
- Transparenz über Prozesskosten und deren Verursacher.
- Gezielte Optimierungspotenziale können erkannt und genutzt werden.
- Effizienzsteigerung durch die Beseitigung unnötiger oder teurer Prozessschritte.
- Wettbewerbsvorteil durch geringere Betriebskosten und schnellere Abläufe.
Die Identifikation von Kostentreibern ist ein wichtiger Bestandteil des Kostenmanagements in Unternehmen. Durch die Anwendung der Prozesskostenrechnung und eine detaillierte Analyse lassen sich kostspielige Prozesse identifizieren und optimieren. Dies trägt massgeblich zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion bei, was letztlich die Wettbewerbsfähigkeit stärkt und die Rentabilität erhöht.