Die Effizienz und Qualität der ICT-Portfolio-Prozesse sind entscheidend für den Erfolg und die Wertschöpfung des gesamten Projektportfolios einer Organisation.
Verschiedene Faktoren tragen dazu bei, dass diese Prozesse reibungslos, effektiv und mit hoher Qualität ablaufen. Die Kenntnis und das Management dieser Faktoren sind wesentlich, um die Leistung des Portfolios zu maximieren, Ressourcen optimal zu nutzen und die strategischen Ziele des Unternehmens zu unterstützen.
Im Folgenden werden die Schlüsselfaktoren für die Effizienz und Qualität der ICT-Portfolio-Prozesse detailliert beschrieben.
Faktoren für Effizienz
| Faktor | Beschreibung | Beispiel |
| Klare Prozessdefinition | Eindeutige Festlegung der Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen für jeden Prozess. | Ein Unternehmen definiert einen standardisierten Prozess für die Bewertung und Priorisierung von Projekten. |
| Ressourcenmanagement | Effektive Planung und Zuweisung von Ressourcen zu Projekten. | Ein IT-Dienstleister nutzt ein Tool zur Ressourcenplanung, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter den richtigen Projekten zugewiesen werden. |
| Automatisierung und Tools | Einsatz von Software und Tools zur Automatisierung und Unterstützung der Prozesse. | Ein Finanzunternehmen implementiert eine PPM-Software, um die Überwachung und Steuerung seines Portfolios zu automatisieren. |
| Kommunikation und Information | Effiziente Kommunikationskanäle und Informationsflüsse innerhalb des Portfolios. | Ein Bauunternehmen etabliert regelmässige Portfolio-Reviews und ein zentrales Informationssystem. |
| Agilität und Flexibilität | Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Prozesse anzupassen. | Eine Marketingagentur nutzt agile Methoden, um ihre Projekte flexibel an Kundenbedürfnisse anzupassen. |
Faktoren für Qualität
| Faktor | Beschreibung | Beispiel |
| Qualitätsstandards | Festlegung und Einhaltung von Qualitätsstandards für alle Prozesse und Projekte. | Ein Softwareunternehmen implementiert ISO-Standards für das Qualitätsmanagement seiner Entwicklungsprozesse. |
| Stakeholder-Einbindung | Aktive Einbindung und Rückmeldung von Stakeholdern in den Prozessen. | Ein Krankenhaus führt regelmässige Befragungen unter Ärzten und Pflegepersonal durch, um die IT-Projekte zu bewerten. |
| Kontinuierliche Verbesserung | Regelmässige Bewertung und Verbesserung der Prozesse und Methoden. | Ein Telekommunikationsunternehmen führt halbjährliche Prozessaudits durch, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. |
| Risikomanagement | Proaktive Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken. | Eine Bank integriert Risikomanagement in ihr PPM, um finanzielle und operationelle Risiken zu minimieren. |
| Schulung und Entwicklung | Fortlaufende Schulung und Entwicklung der Mitarbeiter in Bezug auf PPM-Methoden und -Tools. | Ein Beratungsunternehmen bietet regelmässige Schulungen zu neuen Projektmanagement-Methoden und -Software an. |