Das Projektportfolio-Management ist ein zentraler Bestandteil der strategischen Unternehmensführung, insbesondere im ICT-Bereich. Um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte mit maximalem Mehrwert für das Unternehmen priorisiert und realisiert werden, ist eine systematische Bewertung der Projektanträge essenziell. Die Definition und Anwendung von Bewertungsdimensionen bieten eine strukturierte Grundlage, um Entscheidungen objektiv und nachvollziehbar zu treffen.
Die Bewertungsdimensionen dienen als Kriterien, um Projekte nach ihrem Wertbeitrag und ihrer strategischen Bedeutung zu beurteilen. Typische Dimensionen umfassen:
| Dimension | Beschreibung |
| Strategische Relevanz | Bewertung, wie gut ein Projekt die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützt. |
| Kosten und Ressourcen | Analyse der benötigten Investitionen und verfügbaren Ressourcen. |
| Nutzenpotenzial | Einschätzung des finanziellen, operativen oder gesellschaftlichen Mehrwerts. |
| Risiken | Identifikation und Bewertung potenzieller Risiken wie technologische oder organisatorische Unsicherheiten. |
| Zeitrahmen | Überprüfung der Realisierbarkeit im gegebenen Zeitrahmen. |
| Abhängigkeiten | Berücksichtigung von Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder Technologien. |
Die Anwendung der Bewertungsdimensionen auf ein Projektportfolio erfolgt in mehreren klar definierten Schritten, die eine strukturierte und transparente Entscheidungsfindung gewährleisten.
| Schritt | Beschreibung |
| Definition der Bewertungsmassstäbe | Bestimmen Sie, welche Bewertungsdimensionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und vergeben Sie entsprechende Gewichtungen. Beispielsweise kann die strategische Passung höher gewichtet werden als der Innovationsgrad.Entwickeln Sie einheitliche Bewertungsskalen (z.B. 1 bis 5) für jede Dimension, um die Vergleichbarkeit der Projekte zu gewährleisten. |
| Bewertung der Projektanträge | Jeder Projektantrag wird anhand der definierten Bewertungsdimensionen bewertet.Vergeben Sie Punkte für jede Dimension entsprechend der Bewertungsskala und den Gewichtungen. |
| Priorisierung der Projekte | Berechnen Sie die Gesamtpunktzahl jedes Projekts durch Multiplikation der einzelnen Punktwerte mit den entsprechenden Gewichtungen.Ordnen Sie die Projekte basierend auf ihren Gesamtpunktzahlen von hoch zu niedrig. |
| Ressourcenallokation | Stellen Sie sicher, dass die priorisierten Projekte die verfügbaren Ressourcen nicht überlasten. Achten Sie darauf, dass das Portfolio eine ausgewogene Mischung aus strategischen, operativen und innovativen Projekten enthält. |
| Kontinuierliche Überwachung des Status und Anpassung | Verfolgen Sie den Fortschritt der Projekte regelmässig und passen Sie die Bewertungen bei Bedarf an veränderte Rahmenbedingungen an.Nutzen Sie Lessons Learned aus abgeschlossenen Projekten, um die Bewertungsprozesse und Dimensionen kontinuierlich zu verbessern. |
Beispielhafte Anwendung der Bewertung des Projektportfolios
Das Projekt A hat die höchste Gesamtpunktzahl und passt am besten zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens, bietet den höchsten Nutzen und hat ein ausgewogenes Risiko. Das Projekt B ist wirtschaftlich sehr vorteilhaft, aber weniger strategisch relevant und hat höhere Risiken und das Projekt C hat einen hohen Ressourcenbedarf, bietet aber auch einen moderaten Nutzen. Basierend auf dieser Bewertung sollte Projekt A priorisiert und mit den verfügbaren Ressourcen unterstützt werden.
Die Verwendung von Bewertungsdimensionen bietet folgende wesentliche Vorteile:
- Transparenz ermöglicht nachvollziehbare Entscheidungen durch klare Kriterien.
- Die strategische Ausrichtung sorgt dafür, dass Projekte, die nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, frühzeitig ausgeschlossen werden.
- Die Ressourcenkontrolle ermöglicht eine gezielte Verteilung von Ressourcen auf die wertvollsten Projekte.
Bei der Verwendung von Bewertungskriterien treten Herausforderungen auf:
- Subjektivität muss gewahrt bleiben, denn trotz standardisierter Kriterien können persönliche Meinungen die Bewertung beeinflussen.
- Mangelnde Datenqualität, Fehlende oder ungenaue Projektdaten können zu falschen Bewertungen führen.
- Komplexität führt dazu dass die Bewertung vieler Projekte in einem grossen Portfolio kann zeitaufwendig sein.
Die Anwendung von Bewertungsdimensionen im Projektportfolio-Management bietet eine strukturierte und transparente Grundlage, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Für ICT-Service Manager ist dies besonders wichtig, da die Priorisierung von Projekten die Grundlage für Effizienz und strategische Relevanz im Unternehmen bildet. Ein klar definierter Bewertungsprozess trägt dazu bei, Ressourcen effektiv zu nutzen und die Unternehmensziele bestmöglich zu erreichen.