In der ICT-Aufbauorganisation spielen definierte Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten eine entscheidende Rolle für den Erfolg des ICT-Projektportfolio-Managements. Diese Rollen sichern eine strukturierte Entscheidungsfindung, eine effiziente Ressourcennutzung und eine wirksame Steuerung von Projekten. Die Abstimmung der Verantwortlichkeiten innerhalb der ICT-Aufbauorganisation mit den Anforderungen des Portfolios ist ein wesentlicher Faktor für die Umsetzung der Unternehmensstrategie.
| Rolle | Verantwortungen | Bedeutung für PPM |
| CIO (Chief Information Officer) | Entwicklung der ICT-Strategie, Steuerung des Projektportfolios, Priorisierung strategischer Projekte | Sicherstellung der strategischen Ausrichtung und Priorisierung des Portfolios |
| Portfolio-Manager | Koordination der Portfolio-Bewertung, Überwachung der Projektpriorisierung und Ressourcenverteilung | Operative Steuerung des Portfolios und Ausbalancierung von Ressourcen |
| Projektleiter | Leitung einzelner Projekte, Einhaltung von Zeit, Budget und Qualität | Umsetzung der Projekte im Rahmen des Portfolios |
| Steering Committee | Überprüfung und Freigabe von Projekten, Eskalationsinstanz für strategische Entscheidungen | Sicherstellung von Governance und strategischer Kohärenz |
| Ressourcenmanager | Überwachung und Zuweisung von personellen und materiellen Ressourcen | Vermeidung von Ressourcenkonflikten und Optimierung der Verfügbarkeit |
| Fachabteilungsleiter | Bereitstellung von Anforderungen und fachlicher Expertise | Gewährleistung der fachlichen Relevanz der Projekte |
| Controlling | Monitoring von Kosten, Fortschritt und Zielerreichung | Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Portfolio-Performance |
Die klar definierte Zuweisung von Rollen und Verantwortungen schafft eine strukturierte Grundlage für die Steuerung des Projektportfolios. Jede Rolle trägt mit spezifischen Aufgaben zur Erreichung der Portfolioziele bei. Beispielsweise stellt der CIO sicher, dass Projekte auf strategische Ziele abgestimmt sind, während der Portfolio-Manager die operative Umsetzung überwacht.
Die wohl grössten Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des ICT-Projektportfolio-Managements sind folgende:
| Herausforderungen | Erfolgsfaktoren |
| Überlappende Verantwortlichkeiten können zu Konflikten führen. | Klare Definition der Rollen und Zuständigkeiten. |
| Unklare Rollen können die Entscheidungsfindung verzögern. | Regelmäßige Kommunikation zwischen den Rolleninhabern. |
Die Verantwortlichkeiten innerhalb einer ICT-Aufbauorganisation sind essenziell für ein erfolgreiches ICT-Projektportfolio-Management. Sie gewährleisten, dass Projekte strategisch ausgerichtet, effizient umgesetzt und optimal gesteuert werden. Ein klarer Rahmen für Rollen und Verantwortlichkeiten minimiert Risiken und fördert die Erreichung der Unternehmensziele.