Eine effektive und stakeholderspezifische Berichterstattung ist essenziell für die Steuerung und Kontrolle des Projekt-Portfolios. Sie dient dazu, Transparenz zu schaffen, Entscheidungen zu objektivieren und Maßnahmen zur Zielerreichung anzustoßen. Die Berichterstattung umfasst nicht nur die reine Informationsweitergabe, sondern auch die zielgerichtete Kommunikation, die auf die Bedürfnisse der Stakeholder abgestimmt ist.
Die Kommunikation im Rahmen der Projektportfolio-Berichterstattung sollte klar strukturiert und regelmäßig erfolgen:
- Periodizität: Definierte Intervalle (monatlich, quartalsweise oder ad-hoc bei Bedarf).
- Form: Schriftliche Berichte, Präsentationen oder digitale Dashboards.
- Mittel: Nutzung von E-Mails, Intranet, Präsentationstools oder spezifischen Reporting-Plattformen.
Aufbau und Inhalte der Berichterstattung
Ein guter Bericht sollte folgende Elemente enthalten:
| Element | Beschreibung |
| Zielabweichung | Darstellung der Differenz zwischen Ist- und Soll-Zustand sowie deren Gründe. |
| Periodenvergleich | Analyse der Entwicklungen im Vergleich zu vorherigen Berichtszeiträumen. |
| Impacts | Bewertung der Auswirkungen auf Ziele, Ressourcen oder Budgets. |
| Handlungsempfehlungen | Vorschläge für Maßnahmen, um Abweichungen zu korrigieren oder Chancen zu nutzen. |
Stakeholder-adäquate Berichterstattung
Die Berichterstattung muss auf die unterschiedlichen Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder abgestimmt sein:
- Management: Fokus auf strategische Ziele, ROI und langfristige Perspektiven.
- Projektleitung: Detaillierte Informationen zu Projektergebnissen, Ressourcen und Herausforderungen.
- Mitarbeiter: Transparenz über Ziele, Fortschritte und erwartete Veränderungen.
Wichtig: Die Berichterstattung sollte faktenbasiert (Objektivierung) sein und subjektive Meinungen minimieren. Metriken, Diagramme und KPIs helfen, Aussagen zu untermauern.
Eine fundierte und zielgerichtete Berichterstattung unterstützt die Steuerung des Projekt-Portfolios, minimiert Risiken und sichert die Zielerreichung. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten informiert und auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind.
| Aspekt | Beschreibung |
| Regelmäßigkeit | Klare Intervalle für Berichte festlegen. |
| Inhalte | Zielabweichung, Periodenvergleiche, Handlungsempfehlungen. |
| Stakeholder-Orientierung | Berichte an Zielgruppen anpassen. |
| Objektivität | Faktenbasierte Aussagen und klare Metriken. |
| Feedbackregeln | Konstruktives und zeitnahes Feedback. |